למה אתם צריכים לתת לאחרים לבצע משימות שלכם?
- כי אתם חייבים לפנות זמן לבצע תכנון ובקרה שהן לב עבודת הניהול ואף אחד לא יכול לעשות במקומכם.
- כי כשאתם מאצילים בצורה נכונה אתם הופכים למנהלים ומנהלות טובות יותר.
- כי זה משרת את הרצון שלכם לראות עובדים שיכולים לקבל החלטות, לבצע דברים וליטול אחריות.
מדוע האצלה אינה טבעית?
האצלת תפקידים היא משימה מורכבת. למעשה מדובר בהעברת שליטה לאחרים ולכן אינה טבעית למנהלים ומנהלות.
הנה כמה מהסיבות. בחנו את עצמכם:
- תחרות אפשרית שלכם עם העובדת או עובד – קשור ואולי נובע מהסעיפים בהמשך. כשאתם מעבירים לאחרים משימה שבדרך כלל אתם נוהגים לבצע אותה מתוך מקצועיות הנאה ועניין ולכן מבצעים אותה בצורה טובה, אתם חושפים את עצמכם לאפשרות שאחרים יתעלו מעל ההישגים שלכם. כך מונעים ממי שנמצאים תחתכם לגדול.
- קיבעון מחשבתי או תפיסתי – בהעברת משימה לאדם אחר, ככל שרוצים, לעולם הוא ינהג קצת אחרת הודות לסגנון שלו, האופי שלו והניסיון הקודם שלו. נדרשת פתיחות רבה לאפשר לאחרים לעשות משימה שאתם רגילים לבצע, ולאפשר להם לעשות זאת בדרכם שלהם. יש שיוותרו על החוויה הניהולית הזו וימשיכו לבצע בעצמם. "יש לי את הדרך שלי והשיטה שלי, וזה עובד ולמעלה מרוצים. בשביל מה שמישהו אחר יכנס לזה?".
- רמת השליטה במשימה שלכם במשימה יורדת – עצם העברת משימה לאדם אחר משמעה ירידה ברמת המעורבות שלכם שמובילה לירידה בהיקף הידע שיש לכם על הנעשה. יש מי שמעדיפים לא לוותר על השליטה ופשוט להמשיך ולבצע בעצמם. "איך אני יודע מה קורה אם אני לא נמצא שם בעצמי?", "כשיבואו מההנהלה וישאלו אני אצטרך לתת את התשובה ולהכיר את הפרטים, אז כבר עדיף שאני אעשה את זה".
- זמן שלכאורה אין לכם – העברת תפקיד והאצלת משימה לביצוע על ידי אחר דורשת זמן. מרגע ההחלטה ועד שבועות וחודשים אחרי שהעובד קיבל עליו את הביצוע. יש מי שמעדיפים לא לבזבז את הזמן ופשוט להמשיך ולבצע בעצמם. "בשביל מה צריך לבזבז על זה את הזמן, שטויות, אני כבר עושה את זה מתוך שינה, עד שהם יבינו, אני כבר מסיימת".
שיחת ייעוץ חינם במרחק זום 🙂
כדאי לבוא עם ציפיות 🎁
אחריות וסמכות – הבסיס להאצלה נכונה
אף אחד לא יכול לעשות שום משימה, מקטנה ועד גדולה אם האחריות שלו או שלה לא מוגדרת ואם אין להם את הסמכות.
במילים אחרות אם גבולות המותר והאסור לא ברורים, תמצאו אחת משתי החלופות. או שהם יהיו ראש קטן או שהם יהיו ראש גדול. או שהם יעשו את המינימום של המינימום או שהם יעשו הרבה מעבר ביחס למה שאתם חשבתם שנדרש.
ולכן, הפסיקו לצפות מהם להיות קוראי מחשבות והגדירו, הבהירו ודייקו.
זה אומר שאתם צריכים לעבוד לפני שאתם מעבירים משימה לאחרים!
הגדרת תחומי האחריות – איפה היא מתחילה ואיפה היא מסתיימת. זה לא מושג מעורפל, זה לא מושג כללי, וזה לא נתון לשיקול דעת. זה יכול להיות מוגדר ברמת הפרטים הקטנים ביותר. ועדיף שכך גם יהיה
הגדרת תחומי הסמכות – אל מי מותר להם לפנות בטלפון/ מייל / ווטסאפ בלי לכתב אתכם ב- CC. איזה תקציב יש להם להוציא בלי לקבל מכם אישור. על מה הם יכולים להורות שיקרה ועל מה לא.
למשל יש להם את האחריות למצוא לפחות 5 ספקים נותני שירותים שיכולים להחליף ספק נוכחי. הם יגדירו את הקריטריונים לפיהם הם יבחנו אותם או שאתם תתנו את כל הקריטריונים או חלקם. באחריות שלהם להכין מסמך מסכם. יש להם את הסמכות להכריע איך הוא יוגש. אין להם סמכות לנהל משא ומתן עם אף אחד מהספקים. את המייל פנייה אתם תנסחו ביחד. ועוד ועוד.
הסרטון שיפתיע אתכם עם סירות ותרנגולות
האצילו את הדבר הנכון – סוד התכנון המקדים
לא תכניסו סירה למים אם אין שם מים נכון?. אז אל תעבירו לעובדים שלכם משימה לביצוע אם ….
- אין סיבה ממשית שמישהו אחר יעשה את זה במקומכם. פשוט לא בא לכם, נמאס לכם, זו עבודה בשטח או בירוקרטית.
- היקף האחריות וגבולות הסמכות שלו או שלה יהיו מצומצמים מאוד. כי אתם רוצים שהם יעשו במקומכם, אתם לא באמת רוצים לטפח אותם או משום שהם לא יכולים לקבל היקף גדול של אחריות וסמכות מסיבות ארגוניות, פוליטיות ואחרות.
שורה תחתונה, אל תספרו לעצמכם, לעובדים והעובדות שלכם ולארגון שלכם שאתם מעולים בהאצלת סמכויות אם היא צבועה בצבע האדום שעולה משני הסעיפים לעיל.
האצילו בצורה נכונה – סוד הניסוח המוקפד
לומר את הדברים בצורה נכונה זו חשיבה פוליטית ובחירה בין נכון ושגוי. עצת הזהב של איריס "האמת חשובה, אך היא over rated". הצורך להבהיר למישהו איזו סמכות יש או אין בידו, הוא אתגר מילולי חשוב, וכשמדובר באנשים שאתם מנהלים לאורך זמן, זה הופך גם לאתגר ניהולי.
אז תנו להם סיבה מדוע לא / כן מקבלים את כל הסמכות. תנו להם סיבה שרלוונטית עבורם.
כדאי להימנע מלומר את המובן מאליו כמו "בגלל שרק עכשיו אתה נכנס לתחום הזה מטבע הדברים אין לך עדיין את הסמכות ל…."
חישבו על סיבה מדוע סמכות מצומצמת תקל עליהם / תסייע להם וכמובן להיפך כשהסמכות המלאה בידיהם למשל:
- "כדי להקל עליך בשלב הזה שתוכל להתמקד בביצוע של הדברים, להיכנס לעובי הקורה, אתה מעדכן אותי כש….. ויש לי הסמכות לצ'פר את הלקוח או לקנוס אותו כמו שאומרים. אני מוריד לך את זה מהכתפיים".
- "כדי שתוכל להצליח במשימה הזו לאורך הזמן, אני מהרגע הראשון נותן לך גם האחריות וגם הסמכות. אחריות ל…. וסמכות ל……".
נעים להכיר, אני איריס מושקוביץ.
כל השיטות שקראת עכשיו נבדקו על בני ובנות אדם.
מבוססות על 20+ שנים של אימון אישי וארגוני.
כדאי לתרגל. כדאי לאמץ.
עוד דרך לוודא שהתקשורת שלך בעבודה ובחיפוש עבודה מלאת בטחון עצמי ולא מקלקלת או גורמת לפספוס.
מה דעתך?
שימו לב לאופי השיחה שאתם מובילים
רוצים להאציל בהצלחה? נהלו דיאלוג ולא מונולוג. זכרו שאתם לא מפילים תיק על מישהו או מישהי בווטסאפ או מייל. אתם מנהלים פגישה ושיחה כדי להעביר שרביט.
זה דורש מכם לתת סדרה של הסברים
- במה מדובר ומה גודל האירוע
- למה בחרתם בהם דווקא ולא באחרים
- מה יצא להם מזה (רלוונטי היום יותר מתמיד כשאנשים מרגישים עמוסים ומותשים)
והכל מתוך דיאלוג ובירור.
הנה רשימה של שאלות לפי קטגוריות. או שלבים בשיחת העברת השרביט
דוגמאות לשאלות בירור על ניסיון קודם בהקשר של הפרויקט / המשימה הספציפית
- מה הניסיון שיש לך עם …..?
- מה אתה יודע על….?
- את זוכרת את המשימה משנה שעברה….?
- זוכרת את השלבים/דגשים בפעילות של…?
דוגמאות לשאלות בירור בנוגע לכך שבחרתם בהם לפרויקט הזה במטרה לשמוע איך הם רואים את הדברים.
כי אולי מה שאתם חושבים שהוא בגדר מתנה עבורם, הם רואים בזה עונש
- מה את אומרת?
- מה דעתך?
- איך זה נראה לך?
- איך זה נשמע לך?
דוגמאות לשאלות בירור בנוגע לדרך הביצוע – כדי לגרום להם להתחיל לחשוב על המשימה וגם כדי לאמן את עצמכם בלקחת צעד אחורה ולא להכתיב
- מה הדבר הראשון שאתה הולך לעשות?
- איך למשל תרצה לסדר את הטבלה, אילו נתונים תרצה להכניס?
- איך אתה הולך לבצע את זה? / מה האסטרטגיה שלך?
דוגמאות לשאלות בירור לגבי התחייבות העובד לביצוע –
כדי לגרום להם להיות מעורבים וכדי לאמן את עצמכם לא להודיע להם מה אפשרי ולא אפשרי שהרי אתם עשיתם את זה כבר כמה פעמים בחיים ועבורם זו פעם ראשונה. מה שאומר שאומדן הזמן שלכם פגום. אתם חייבים לשאול ולא להכתיב
- מתי את חושבת שיהיה מוכן?
- מתי אתה חושב שזה יהיה מוכן מבחינתך?
- עד איזה שעה תסיימי ביום X?
דוגמאות לשאלות בירור בנוגע לדרך הלימוד והפיקוח –
אם לא תגדירו אבני דרך לפיקוח ובקרה, אתם עלולים להגיע לשלב הגמר ולקבל תוצאה לא רלוונטית. יחד עם זאת, הם אינם פעוטות, לא חייבים להכתיב, אפשר להתדיין על כך
- מה דעתך על עדכון יומי במייל?
- אתה מעדיף קודם לעבור על החומר ואז להצטרף אלי או להיפך?
דוגמאות לשאלות בירור בנושא זמינות –
כדי להזכיר לעצמכם ענווה מה היא שכן יתכן ואין לכם מושג מה קורה עם שאר המשימות שלהם ובחיים הפרטיים שלהם
- האם הזמן העומד לרשותך מספיק לביצוע?
- האם תספיקי הכל?
- האם יכולה לעמוד בלוח הזמנים?
- כמה זמן לדעתך תצטרך לביצוע?
- איך את הולכת לשלב את זה עם המשימות הנוספות שיש לך?
- האם זה דורש ממך לפנות זמן במקום דברים אחרים?
- איך לוח המשימות שלך להיום?
דוגמאות לשאלות בירור בנוגע לדרך בה הם מתכוונים להשתמש במשאבים או מבינים מה דרוש להם
- אילו תנאים דרושים לך כדי לבצע המשימה?
- אתה חושב שתסתדר לבד או צריך עזרה?
- האם את צריכה עזרה ממישהו נוסף?
- מה לדעתך יכול לעכב אותך?
- מה מדאיג אותך?
- מה הם שני הקשיים שאת צופה בעבודה עם הגורמים שציינתי עכשיו?
שאלות חשובות לסיום
- האם יש משהו נוסף שאנחנו צריכים לדבר עליו בנושא? / יש משהו ששכחתי? / יש משהו שלדעתך שכחתי?
- תמיד אפשר להבהיר "קח לך זמן לחשוב על זה, מה דעתך שניפגש שוב בעוד יומיים?"
- לסיים בשאלה "מה אתה צריך ממני כדי לטפל בזה?"
סיכום עיקרי הדברים
יש דרכים שונות להסתכל על רעיון ההאצלה. אני מחבבת את תפיסת השחרור.
לתת להם לעשות משהו שבדרך כלל אתם עושים, זה המבחן הכי גבוה בעיני של ניהול.
זה דורש מכם לבטוח בהם, להאמין בהם ולא להתפתות לעשות במקומם.
מה שגיליתי שההבדל בין ביצוע בינוני של המשימה לבין ביצוע מעולה של המשימה, ובוודאי של לקיחת תחום אחריות שלם.
ההבדל הוא ב……. הגדרה מדויקת של גבולות האחריות והיקף הסמכות.
אחריות – מה הם צריכים לעשות מא' ועד ת'. מה הם צריכים לברר, לטפל, לבדוק, להכין.
סמכות – מה מותר להם לעשות. למי מותר להם לפנות, למי מותר להם לכתוב, אילו תקציבים עומדים לרשותם.
מדובר תמיד במשימות או תחומי אחריות שהם מעולם!!!! לא עשו לפני כן ולא משנה כמה הם ותיקים, מנוסים או בעלי תארים מתקדמים.
ולכן אתם ואתן כמנהלים ומנהלות צריכות להבהיר קודם כל לעצמכן מה מותר ומה אסור ואז להעביר את זה לעובדות שלכן.
יש יתרונות של האצלת סמכויות. קודם כל כי יש דברים שאי אפשר לעשות לבד כי זה גדול מדי, כבד מדי או מסוכן מדי,
אבל השאלה האם אתם צריכים להיות חלק ממי שמעורבים בזה?
וכשאתם מאצילים סמכויות מה מתפנה לכם? זמן!!!!
זמן כדי לעסוק בלב עבודת הניהול שזה תכנון ובקרה. לתכנן קדימה, לחשוב אסטרטגית, להסתכל מלמעלה. מה ששמור אך ורק למנהלים ומנהלות וכשאתם כל היום בצד הביצוע, מתי תהיו בצד המתכנן.
מצד שני זה מפחיד להעביר שליטה לאחרים.
וזו לא פרנויה. זה פחד שנובע גם מהאופי שלכם אבל בעיקר מניסיון עבר שלכם במקום העבודה הזה או מקומות עבודה אחרים. ולכן לא כולם קופצים על ההזדמנות להאציל סמכויות. אולם גם אתם לא.
אבל אם אתן רוצות לפרוץ את המחסומים שלכן, ואם אתן רוצות ליהנות מכל יתרונות ההאצלה.
יש דרך נכונה יותר לעשות את זה.
הדרך של המילים.