איך לפקח על ביצועי עובדים?
למה פיקוח ובקרה זו האחריות שלכם?
מה יושב בלב ההבדל בין פיקוח ובקרה
פיקוח הוא פיקוח על הביצוע בפועל לכן יתרחש תוך כדי העבודה. מה שמכונה אבני דרך או פגישות סטטוס. התפקיד שלכם כמנהלים ומנהלות זה לא להזכיר לאנשים שלכם את הפגישות, התפקיד שלכם זה לא לבטל אותן או לבקש מידע מחוץ לגבולות שאתם הגדרתם.
התפקיד של הפיקוח הוא לאפשר תיקון טעויות במיידי. והתפקיד שלכם זה לא לתקן במקומם או להראות להם. התפקיד שלכם זה להנחות אותם.
ככל שתעשו יותר במקומם כך יהיו יותר עצלנים, בדיוק כל מה שאחר כך אתם תעירו להם במשוב השנתי. והנה לכם דוגמא איך אתם בעצמכם יצרתם מפלצת.
בקרה היא הבקרה על התוצאות ולכן תתרחש בסיום העבודה. בסיום המשימה או בסיום הפרויקט. מה שמכונה ישיבת סיכום פרויקט או אפילו ישיבת תחקיר. התפקיד שלכם כמנהלים ומנהלות זה לוודא שלב הבקרה מתרחשת והיא השוואה בין תכנון מקורי לבין ביצוע.
התפקיד של הבקרה הוא לאפשר הפקת לקחים עתידית. לוודא שגם בעוד שבוע / חודש / שנה כשפרויקט כזה יחזור על עצמו, בניצוחו או ניצוחה של אותם עובדים או על ידי אחרים, יהיה בידיכם, באופן אישי, גישה למסמך תובנות ולקחים לשימוש מיידי.
למה פיקוח ובקרה זו האחריות שלכם?
כי מי יבדוק את הביצוע? אתם.
כי בסופו של דבר אתם חתומים על התוצאה.
התפקיד שלכם זה לא לעשות על זה וי, כי ברוב הארגונים אתם בכלל לא נמדדים על יכולת הפיקוח והבקרה שלכם.
אתם לא מתוגמלים על זה, ולכן אלה נושאים שהם לא חלק מהמשוב שהמנהלים שלכם מתייחסים לזה.
נו? ואם לא כולם רואים, ולא משלמים לכם על זה, יש סיבה שתתנו לדברים ליפול בין הכסאות?
בחרתם לנהל אנשים? הם צריכים לקבל על עצמם פרויקטים תחומי אחריות ומשימות? צאו ונהלו!
סרטון הדרכה עם עצות זהב
איך לבצע פיקוח ובקרה בצורה נכונה
איך לפקח ולצאת גדולים מהחיים?
קודם כל הפסיקו לצוות והתחילו לנהל או מה שנקרא, אם כבר נתתם סמכויות, נהגו בהתאם.
וזה אומר שכאשר אתם פותחים פגישת סטטוס, רדו מהניסוח “אני רוצה לראות מה עשית, מה הספקת” שמנמיך גם את העובדים שלכם (לא משנה מה הדרג שלהם) וגם אתכם. מנמיך ומחליש בענק.
ובמקום לכו על ניסוח כמו “בוא נעבור על מה שבוצע עד כה” שיש בו שיתופיות “נעבור” שיש בו הבנה שמשהו “בוצע” ושיש בו התייחסות לתזמון הפגישה “עד כה”. להערכתי רוב האנשים לא יתרגמו משפט כזה בצורה שלילית.
המודל המורחב מחכה לכם בסרטון בהמשך.
איך לבצע בקרה שתיתן לכם ערך גם חודשים ושנים קדימה?
קודם כל להבין שהעיסוק הוא לא בכאן והעכשיו אלא במבט קדימה מה שנובע מרעיון הפקת הלקחים. גם אם זה פרויקט לכאורה ייחודי וחד פעמי, אין לי ספק שניתן להקיש ממנו באיזה שהוא אופן לפרויקטים או משימות שמתקיימים כעת או יתקיימו באיזה עתיד רחוק.
לכן חשוב שתעמיקו עם העובדים שלכם (לא משנה מה הדרג שלכם) הקפידו פעם אחר לגרום להם לחשוב על מה שהיה, לנתח את מה שהיה, כך שבשלב מסוים הם כבר יגיעו ערוכים ומבושלים להפקת הלקחים.
הנה למשל ניסוחים שאני מחבבת.
“שני לקחים עיקריים לפעם הבאה” – השאלה הכי קשה להשיב עליה. לכן, יתכן ואתם תמשיכו לשאול פעם אחר פעם, עד שיגיע הרגע שבו גם התשובות תגענה.
“ממה שהיה בשליטה שלך והשפיע על התוצאה שהשגת – מה היית משנה, מה היית משאיר?” – קשה ומורכבת אך אפשרית למענה כי היא ספציפית וממוקדת בהם.
“אם היית צריכה להסביר את המשימה הזו לעובד חדש או להעביר למישהו אחר בצוות, מה היית מדגישה בפניהם ועל מה צריכים לדעתך להקפיד” – ניסוח מתחכם שיעבוד לכם ויפתיע אתכם. כי מחייב אותם לחשוב כיועצים, כמנטורים, כמנחים בעצמם ולהסתכל על המשימה מהצד.
זה המודל המורחב שהדגמתי בסרטון.
חומר למחשבה לסיום - על סוד ניהול אנשים
לסיכום, ברגע שאתם חושבים שפיצחתם את סוד ניהול האנשים, תבדקו שוב. יש עוד עשרות ואולי מאות פינות בעבודת הניהול שעוד לא עברו צחצוח מאסיבי אצלכם. אולי כי אתם לא רוצים, אולי כי זה לא נראה לכם מספיק חשוב, אולי כי אתם חוששים, אולי כי אתם לא מתוגמלים על זה, אולי כי אף פעם לא ראיתם דוגמא כזו לפני כן.
זה לא הופך אתכם למנהלים או מנהלות לא טובים או לא מקצועיים, זה הופך אתכם לאנושיים וכאלה שרוצים יותר, יותר מעצמכם ולעצמכם.
כל עוד אתם חושבים על עובדים כעל בני אדם. כל עוד אכפת לכם מהם ברמה אישית. כל עוד אתם מבינים שניהול זה להסתכל דרך העיניים של האחר.
אתם תמשיכו להיות מנהלים ומנהלות מעולים.
מה דעתכם?
מאמרי ניהול שיעניינו אותך
נעים להכיר,
אני איריס מושקוביץ
השיטה שמוצגת כאן מבוססת על סיפורם האישי של מנהלות ומנהלים בייעוץ אישי.
היכולת לנהל אנשים ולטפח אצלם ביטחון עצמי, קריטית להצלחה של כל ארגון.
אני יודעת לשכלל יכולות אלה בארגון שלך ולהפתיע עם התוצאות.