שיחות משוב לעובדים: לשמור על הזמן הניהולי שלכם

הצלחה בשיחת המשוב והערכה שנתית על שום מה? על שום המורכבות של שיחת המשוב או שיחת הערכה שנתית. שיחה מיוחדת בה אתם נותנים משוב על הביצועים של כל השנה החולפת ולא על משימה מסוימת או על פרויקט מסוים. זו פגישה שלא דומה לשום שיחה אחת שעושים בשוטף, ודורשת הכנה מיוחדת גם שלכם וגם של העובדים והעובדות. שורה תחתונה, עוד אבן דרך במבחן הניהולי שלכם ושלכן. בואו לבחון עד כמה אתם עושים זאת נכון ולא מתישים את עצמכם.

כמנהלים, מה לא אומרים לכם על שיחת המשוב והערכת עובד שנתית

לא אומרים לכם כמה עבודה כרוכה בזה.
לא אומרים לכם שלא משנה כמה תשקיעו בשיחה הזו, בארגון שלכם זה לא משפיע על הקידום ו/או השכר של העובדים שלכם ושלכם.
איכות השיחה, העומק שלה, לא משפיעים על תוכניות הקידום של העובדים שלכם כי אין בחברה שלכם מסלולי קריירה, או שבחברה שלכם בכלל לא לוקחים בחשבון משוב שמופיע בתיק האישי כשאנשים מגישים מועמדות למשרות.
ובבונוס השנתי שלכם? אין שום קריטריון שמתייחס ליכולת הניהול שלהם בהיבט של המשוב השנתי. שהרי אפילו ליכולת שלכם לגייס אנשים נכונים ו/או לשמר עובדים, אין בכלל מקום בקריטריונים לבונוס השנתי.
שורה תחתונה, אז בשביל מה לעשות את זה?
בשביל להתאמן! כדי להיות מנהלים ומנהלות טובים עוד יותר.
כי יום אחד תעבדו בארגון ששם זה יהיה משמעותי מכל הבחינות.
וגם משום שזה נכון – אנשים צריכים לדעת כל השנה איפה הם עומדים, ולקבל פעם בשנה סיכום מסודר. בדיוק כמו שאתם ואני רוצים לדעת פעם בשנה בבדיקות הדם או בדיקות סקר מקיפות מה קורה בגוף שלנו. גם אם יש לנו פידבק כל השנה כשאנחנו עולים על המשקל, או בודקים לחץ דם, או מתאמנים ורואים את מצב הדופק.

על המיתוס של שיחת המשוב השנתית

המיתוס אומר ששיחת משוב אפקטיבית הינה דיאלוג מפרה בין מנהל לעובד. בין מטרותיה ויתרונותיה הרבים:

  • העצמה ושיפור המוטיבציה של העובד
  • תיאום ציפיות והעברת מסר ניהולי
  • חיזוק הממשק המקצועי והבין-אישי
  • יצירת מנגנון לשיפור הביצועים

מה צריך להתרחש כדי שהיתרונות יתממשו?

  • יש לכם מודל מסודר איך להיערך לפגישה הזו.
  • יש לכם הבנה ברורה איך לקיים ולהוביל פגישה כזו.
  • יש לכם הבנה מה לעשות עם התוצרים בסיום.

מתי היתרונות הללו לא יתממשו:

  • אם אין לכם באופן אישי, או בארגון שלכם, מסמך מובנה הכולל הסברים והנחיות.
  • אם לעובדים אין גישה לסיכומים משנים קודמות ואין להם זמן להתכונן.
  • כשאתם בארגון שרק מסמן וי V על המשימה אבל לא רואה בה שום חשיבות.
    איך תדעו שאתם בארגון כזה?
    1. כשלא מבינים שאם פיניתם ביומן שעות להכנה, לא!!! מכניסים לכם פגישות על השעות הללו.
    2. כשלא מבינים שאם אתם מתאמים כל פגישת משוב ל45 דקות עד שעה וחצי ורק שתיים ביום וסה"כ 4 בשבוע, זה הדבר המקצועי והנכון לעשות.

שורה תחתונה, לשיחת משוב אפקטיבית יתרונות רבים וזה לא מיתוס, כל עוד יש את כל התנאים לביצוע נכון.

איך בפועל לא ליפול בפגישה – סרטון ההדרכה הכי חשוב

מה מחכה לכם בשיחה? 

בכל ארגון יש דרך אחרת לתכנן את תכולת מסמך ההערכה השנתית. הנה דוגמא אחת:
חלק א' – יעדים שנה קודמת
חלק ב' – משוב על יכולות (בסולם ציונים 60-100)
 – ב.1 יכולות אישיות – לב המשוב לכל הדרגים
 – ב.2 יכולות ניהוליות – רק במשוב למי שמנהלים ומנהלות אנשים באופן ישיר
חלק ג' – יעדים שנה נוכחית
חלק ד' – אפשרויות התפתחות

המורכבות בהגדרת היעדים

לפניכם שלוש היבטים לא פשוטים: אילו יעדים לבחור, להגדיר איך היעדים יושגו, לחלוק באחריות עם העובד או העובדת.

1. אילו יעדים לבחור?

אל תעמיסו ברשימות יעדים. עבדו לפי קטגוריות. למשל יעד מקצועי ו/או יעד אישי.
בחנו את אופי היעד, האם יהיה מתמשך או פרויקטלי.

האידאל וההמלצה על פי איריס

  1. אחד מכל סוג: מקצועי, אישי, פרויקטלי.
  2. צרו קשרים בין היעדים. חברו בין יעד מקצועי לאישי או בין יעד מתמשך ליעד פרויקטלי.

הדרך לשלב ביניהם

התחום יעד כללי יעד ספציפי יעד מתמשך יעד פרויקטלי
מקצועי
אישי

תזכורת למעבר מיעד כללי ליעד ספציפי

  • כללי: שימור עובדים. ספציפי: יכול להימדד לפי שיעור עזיבת עובדים ביחס לכלל הארגון.
  • כללי – בטיחות. ספציפי – מספר תאונות עבודה לפי דרגת חומרה של תאונה מלאה או כמעט נפגע.

2. איך היעדים יושגו? האחריות הכפולה שלכם

כדי שתסייעו לעובדים והעובדות שלכם להשיג את היעדים אתם צריכים לוודא שאתם זמינים לפיקוח.
מה שאף פעם לא אומרים לכם זה שהדרך להגדיר את היעדים מבחינת המורכבות שלהם, ההיקף שלהם, תלויה בכלל בכם ובזמינות שלכם ולא במה שנכון לחברה ולעובדים.
במילים פשוטות – תנו יעדים שהם במסוגלות שלכם.
חישבו על כך, אם אתם נותנים חמישה יעדים לכל עובד או מנהל שלכם ויש לכם צוות שלם, ועל כולם אתם צריכים לפקח כל השנה בשוטף, מתי תעבדו?
בחנו את עצמכם עד כמה אתם זמינים לפקח: חישבו על יעד שנתתם לעובד בשנים עברו ובדיעבד לא יכולתם לפקח עליו ומצאתם עצמכם חוזרים ורושמים בכל שנה מחדש.
כדי שתסייעו לעובדים והעובדות שלכם להשיג את היעדים אתם צריכים לוודא שיש לכם כלים ומשאבים לתת להם.  אל תסתפקו בשאלת המפתח "מה את צריכה ממני כדי להצליח?".  הכינו מראש כמה כלים כגון פגישות איתכם או עם גורמים אחרים בחברה, שעות ייעוץ, קורסים.

 

3. הפכו את נושא היעדים לאחריות משותפת עם העובדת או המנהלת

מדוע אתם מתפתים לעשות זאת בעצמכם: כי אז אתם שולטים במה שיקרה בפגישה, יש לכם האפשרות להכין כלים מתאימים, אתם מסתכלים על הדברים בראייה מערכתית של כל יעדי העובדים והעובדות מה שמאפשר לכם לבחור את היעד הנכון שמתאים גם לכם וגם להם.
מדוע לפעמים ועם חלק מהעובדים או העובדות כדאי לקפוץ מדרגה ולהגדיר יעדים במשותף: חסכון בזמן ההכנה שלכם לפגישת ההערכה השנתית, שותפות גורל וסיכוי לביצוע כי העובדים לוקחים אחריות, יכולים לעלות יעדים שלא חשבתם עליהם.

תמונה המציגה את איריס מושקוביץ מחייכת למצלמה

איריס מושקוביץ, האקדמיה לקריירה

השיטה המתוארת כאן היא כלי לניהול אנשים.
זו אחת הדרכים להעלות ביטחון עצמי בתקשורת עם עובדים.
פיתחתי אותה לצד שיטות נוספות להצלחה בעבודה.
מעל 20 שנות ניסיון מוכח ביצירת הדרכות לדרגי ניהול בכיר, ביניים ועתודה.

מה חשוב לך בבחירת גוף ההדרכה?

תמונה המציגה את איריס מושקוביץ מחייכת למצלמה

איריס מושקוביץ, האקדמיה לקריירה

השיטה המתוארת כאן היא כלי לניהול אנשים.
זו אחת הדרכים להעלות ביטחון עצמי בתקשורת עם עובדים.
פיתחתי אותה לצד שיטות נוספות להצלחה בעבודה.
מעל 20 שנות ניסיון מוכח ביצירת הדרכות לדרגי ניהול בכיר, ניהול ביניים ועתודה ניהולית.

מה חשוב לך בבחירת גוף ההדרכה?

דגשים שאף פעם לא אמרו לכם לביצוע מוצלח של הפגישה

  • קיימו את הפגישה במועדה: אל תבטלו או תדחו כי עבור מרבית האנשים זו אכזבה ודגל אדום לגביכם כמנהלים ומנהלות.
  • היו חיוביים: ככל שניתן שימו דגש על היבטים חיוביים. מבטיחה לכם שלמרבית האנשים לא יעלה השתן לראש, הם פשוט יחייכו והגוף שלהם ירגע.
  • אמרו אמת ואל תייפו את המציאות: למרות הפיתוי לתת ציון טוב יותר בחלק מהסעיפים לעובדים שנוטים להתפרץ / להתווכח / לבכות, אל תייפו את המציאות ואל תיתנו ציון גבוה יותר כי לא נעים לכם. כל מה שתגרמו זה נזק עתידי לכם ולהם, כשהם יצטרכו לגלות את זה בשימוע לפני פיטורין ורמת הכעס והאומללות שלהם תהיה בשמיים. "איך יכול להיות שאמרו לי עד עכשיו רק דברים טובים"?, "איך יכול להיות שאף פעם לא אמרו לי שאני לא בסדר"?.
  • התייחסו לעובדים עצמם בלבד: ככל שניתן ולמרות הפיתוי היזהרו מלתת דוגמאות דרך עובדים אחרים בצוות / אגף/מחלקה.
  • שאלו אותם שאלות והפכו אותם מעורבים: זו לא שיחה עם עצמכם שאז מדובר במונולוג. מעצם העובדה שמדובר בסיכום שנתי בפורמט של שיחה, המעורבות שלהם חיונית ולכן זה התפקיד שלכם לייצר את השיחה עם הכלי הכי חשוב והוא שאלות. למשל "מה דעתך?", "איזו דוגמא אחרת אתה זוכר?".

אל תצמדו לכלל אחד, התאימו את אופי הפגישה לסגנון שלכם

מבין השלושה להלן, מה הסגנון שלך?

המנהל המשוחח בלי טופס
איך זה עובד: שניכם מגיעים עם הטופס, שמים בצד ומנהלים שיחה
איך זה יכול להישמע: "אני יודעת שראית את הטופס והשאלות ומניחה שהכנת לך נקודות, אתה מכיר אותי שאני מעדיפה שיחה פתוחה. בוא נדבר על הדברים, אחר כך אני אמלא את כל המידע ואעביר אליך (במייל) ואתה תוסיף"
יתרון: דומה לחיי היומיום
חסרון: צריך למלא את המסמך בכתב או מוקלד

המנהל המדייק בטופס ומוביל
איך זה עובד: שניכם יושבים עם הטופס אך אתה מוביל את השיחה
איך זה יכול להישמע: "נעבור על כל חלק בנפרד, אני אציג איך אני רואה את הדברים כך שתוכל לרשום לעצמך נקודות תוך כדי ומשם אני מעבירה את השרביט אליך לשמוע את העמדה שלך ומה שהכנת. ככל שהזמן יתאים, נחליט האם עוברים כל סעיף ומנהלים עליו דיון"
יתרון: שליטה שלך בזמן ובתכנים
חסרון: דורש קשב של העובדים ולכן לא מתאים לעובדים עם קשב קצר

המנהל המדייק בטופס ומקשיב
איך זה עובד: שניכם יושבים עם הטופס, אתה מכיר אותו ויש לך כמה דוגמאות, אך העובד מוביל את השיחה
איך זה יכול להתרחש: העובד מילא את הטופס על פי דעתו. המנהל מסתפק בלהכיר אותו ולרפרף עליו. יש לו כמה דוגמאות בראש לחלק מהסעיפים. העובד אומר את דעתו על עצמו והמנהל מגיב "אני חושב שאתה מחמיר עם עצמך" / "אני חושב שאתה מקל כאן עם עצמך"
יתרון: חסכון בזמן ההכנה שלך, העברת אחריות לעובד או עובדת
חסרון: בקלות יכול להקרין עליכם כחפיפניקים

סיכום עיקרי הדברים

מטרת המאמר הייתה לסייע לכם להפחית את העול הכרוך בשיחת המשוב וההערכה השנתית.

ביקשתי להבהיר את היקף העבודה הנדרשת כמו גם רמת האחריות הניהולית שיש לכם בכל היבט והיבט של רעיון שיחת ההערכה השנתית.

אני מאחלת לכם שהיום או בעתיד תעבדו בארגון שלשיחות הללו תהיה משמעות אמיתתי.

ושאתם כעובדים ועובדות בעצמכם, תזכו לשיחות מעמיקות ממי שמנהלים או מנהלות אתכם.

רוצה ארגון עם מנהלות ומנהלים
שהם מודל לחיקוי?

בקורס או באימון אישי – בהתאמה אישית

המלצות מהשטח לקורסי ניהול ואימון אישי

שתפו .

הטיפים היו רלוונטיים?

כאן כדאי להירשם לטיפים מיוחדים עבורך

הרשמה לבלוג מקוצר אנכי

שתפו .

אולי יעניין אותך גם

Scroll to Top

שעת ייעוץ במתנה!

בהרשמה לניוזלטר

newsletter
  • נרשמת? בתוך כשעתיים ישלח לך קישור ליומן ונקבע את הפגישה.
  • הייעוץ בטלפון / זום / Teams.
  • נושאי ייעוץ אפשריים: החלטה לגבי הקריירה, כתיבת קורות החיים, הכנה לראיון העבודה, איך להצליח בתפקיד חדש, התמודדות עם לקוחות בעסק הקטן, ניהול עובדים, מכירות לארגונים, פרזנטציה בארגונים.
דילוג לתוכן