שיחות משוב לעובדים: לשמור על הזמן הניהולי שלכם

מדוע כדאי לקרוא לך את המאמר

הצלחה בשיחת המשוב והערכה שנתית על שום מה? על שום המורכבות של שיחת המשוב או שיחת הערכה שנתית. שיחה מיוחדת בה אתם נותנים משוב על הביצועים של כל השנה החולפת ולא על משימה מסוימת או על פרויקט מסוים. זו פגישה שלא דומה לשום שיחה אחת שעושים בשוטף, ודורשת הכנה מיוחדת גם שלכם וגם של העובדים והעובדות. שורה תחתונה, עוד אבן דרך במבחן הניהולי שלכם ושלכן. בואו לבחון עד כמה אתם עושים זאת נכון ולא מתישים את עצמכם.

כמנהלים, מה לא אומרים לכם על שיחת המשוב והערכת עובד שנתית

לא אומרים לכם כמה עבודה כרוכה בזה.
לא אומרים לכם שלא משנה כמה תשקיעו בשיחה הזו, בארגון שלכם זה לא משפיע על הקידום ו/או השכר של העובדים שלכם ושלכם.
איכות השיחה, העומק שלה, לא משפיעים על תוכניות הקידום של העובדים שלכם כי אין בחברה שלכם מסלולי קריירה, או שבחברה שלכם בכלל לא לוקחים בחשבון משוב שמופיע בתיק האישי כשאנשים מגישים מועמדות למשרות.
ובבונוס השנתי שלכם? אין שום קריטריון שמתייחס ליכולת הניהול שלהם בהיבט של המשוב השנתי. שהרי אפילו ליכולת שלכם לגייס אנשים נכונים ו/או לשמר עובדים, אין בכלל מקום בקריטריונים לבונוס השנתי.
שורה תחתונה, אז בשביל מה לעשות את זה?
בשביל להתאמן! כדי להיות מנהלים ומנהלות טובים עוד יותר.
כי יום אחד תעבדו בארגון ששם זה יהיה משמעותי מכל הבחינות.
וגם משום שזה נכון – אנשים צריכים לדעת כל השנה איפה הם עומדים, ולקבל פעם בשנה סיכום מסודר. בדיוק כמו שאתם ואני רוצים לדעת פעם בשנה בבדיקות הדם או בדיקות סקר מקיפות מה קורה בגוף שלנו. גם אם יש לנו פידבק כל השנה כשאנחנו עולים על המשקל, או בודקים לחץ דם, או מתאמנים ורואים את מצב הדופק.

על המיתוס של שיחת המשוב השנתית

המיתוס אומר ששיחת משוב אפקטיבית הינה דיאלוג מפרה בין מנהל לעובד. בין מטרותיה ויתרונותיה הרבים:

מה צריך להתרחש כדי שהיתרונות יתממשו?

מתי היתרונות הללו לא יתממשו:

איך תדעו שאתם בארגון כזה?
1. כשלא מבינים שאם פיניתם ביומן שעות להכנה, לא!!! מכניסים לכם פגישות על השעות הללו.
2. כשלא מבינים שאם אתם מתאמים כל פגישת משוב ל45 דקות עד שעה וחצי ורק שתיים ביום וסה”כ 4 בשבוע, זה הדבר המקצועי והנכון לעשות.

שורה תחתונה, לשיחת משוב אפקטיבית יתרונות רבים וזה לא מיתוס, כל עוד יש את כל התנאים לביצוע נכון. 

איך בפועל לא ליפול בפגישה – סרטון ההדרכה הכי חשוב

מה מחכה לכם בשיחה?

בכל ארגון יש דרך אחרת לתכנן את תכולת מסמך ההערכה השנתית. הנה דוגמא אחת:
חלק א’ – יעדים שנה קודמת
חלק ב’ – משוב על יכולות (בסולם ציונים 60-100)
 – ב.1 יכולות אישיות – לב המשוב לכל הדרגים
 – ב.2 יכולות ניהוליות – רק במשוב למי שמנהלים ומנהלות אנשים באופן ישיר
חלק ג’ – יעדים שנה נוכחית
חלק ד’ – אפשרויות התפתחות 

המורכבות בהגדרת היעדים

לפניכם שלוש היבטים לא פשוטים: אילו יעדים לבחור, להגדיר איך היעדים יושגו, לחלוק באחריות עם העובד או העובדת.

1. אילו יעדים לבחור?

אל תעמיסו ברשימות יעדים. עבדו לפי קטגוריות. למשל יעד מקצועי ו/או יעד אישי.
בחנו את אופי היעד, האם יהיה מתמשך או פרויקטלי.

האידאל וההמלצה על פי איריס

  1. אחד מכל סוג: מקצועי, אישי, פרויקטלי.
  2. צרו קשרים בין היעדים. חברו בין יעד מקצועי לאישי או בין יעד מתמשך ליעד פרויקטלי.

הדרך לשלב ביניהם

התחום יעד כללי יעד ספציפי יעד מתמשך יעד פרויקטלי
מקצועי
אישי

תזכורת למעבר מיעד כללי ליעד ספציפי

2. איך היעדים יושגו? האחריות הכפולה שלכם

כדי שתסייעו לעובדים והעובדות שלכם להשיג את היעדים אתם צריכים לוודא שאתם זמינים לפיקוח.
מה שאף פעם לא אומרים לכם זה שהדרך להגדיר את היעדים מבחינת המורכבות שלהם, ההיקף שלהם, תלויה בכלל בכם ובזמינות שלכם ולא במה שנכון לחברה ולעובדים.
במילים פשוטות – תנו יעדים שהם במסוגלות שלכם.
חישבו על כך, אם אתם נותנים חמישה יעדים לכל עובד או מנהל שלכם ויש לכם צוות שלם, ועל כולם אתם צריכים לפקח כל השנה בשוטף, מתי תעבדו?
בחנו את עצמכם עד כמה אתם זמינים לפקח: חישבו על יעד שנתתם לעובד בשנים עברו ובדיעבד לא יכולתם לפקח עליו ומצאתם עצמכם חוזרים ורושמים בכל שנה מחדש.
כדי שתסייעו לעובדים והעובדות שלכם להשיג את היעדים אתם צריכים לוודא שיש לכם כלים ומשאבים לתת להם.  אל תסתפקו בשאלת המפתח “מה את צריכה ממני כדי להצליח?”.  הכינו מראש כמה כלים כגון פגישות איתכם או עם גורמים אחרים בחברה, שעות ייעוץ, קורסים.

3. הפכו את נושא היעדים לאחריות משותפת עם העובדת או המנהלת

מדוע אתם מתפתים לעשות זאת בעצמכם: כי אז אתם שולטים במה שיקרה בפגישה, יש לכם האפשרות להכין כלים מתאימים, אתם מסתכלים על הדברים בראייה מערכתית של כל יעדי העובדים והעובדות מה שמאפשר לכם לבחור את היעד הנכון שמתאים גם לכם וגם להם.
מדוע לפעמים ועם חלק מהעובדים או העובדות כדאי לקפוץ מדרגה ולהגדיר יעדים במשותף: חסכון בזמן ההכנה שלכם לפגישת ההערכה השנתית, שותפות גורל וסיכוי לביצוע כי העובדים לוקחים אחריות, יכולים לעלות יעדים שלא חשבתם עליהם.

דגשים שאף פעם לא אמרו לכם לביצוע מוצלח של הפגישה

אל תצמדו לכלל אחד, התאימו את אופי הפגישה לסגנון שלכם

מבין השלושה להלן, מה הסגנון שלך?

המנהל המשוחח בלי טופס
איך זה עובד: שניכם מגיעים עם הטופס, שמים בצד ומנהלים שיחה
איך זה יכול להישמע: “אני יודעת שראית את הטופס והשאלות ומניחה שהכנת לך נקודות, אתה מכיר אותי שאני מעדיפה שיחה פתוחה. בוא נדבר על הדברים, אחר כך אני אמלא את כל המידע ואעביר אליך (במייל) ואתה תוסיף”
יתרון: דומה לחיי היומיום
חסרון: צריך למלא את המסמך בכתב או מוקלד

המנהל המדייק בטופס ומוביל
איך זה עובד: שניכם יושבים עם הטופס אך אתה מוביל את השיחה
איך זה יכול להישמע: “נעבור על כל חלק בנפרד, אני אציג איך אני רואה את הדברים כך שתוכל לרשום לעצמך נקודות תוך כדי ומשם אני מעבירה את השרביט אליך לשמוע את העמדה שלך ומה שהכנת. ככל שהזמן יתאים, נחליט האם עוברים כל סעיף ומנהלים עליו דיון”
יתרון: שליטה שלך בזמן ובתכנים
חסרון: דורש קשב של העובדים ולכן לא מתאים לעובדים עם קשב קצר

המנהל המדייק בטופס ומקשיב
איך זה עובד: שניכם יושבים עם הטופס, אתה מכיר אותו ויש לך כמה דוגמאות, אך העובד מוביל את השיחה
איך זה יכול להתרחש: העובד מילא את הטופס על פי דעתו. המנהל מסתפק בלהכיר אותו ולרפרף עליו. יש לו כמה דוגמאות בראש לחלק מהסעיפים. העובד אומר את דעתו על עצמו והמנהל מגיב “אני חושב שאתה מחמיר עם עצמך” / “אני חושב שאתה מקל כאן עם עצמך”
יתרון: חסכון בזמן ההכנה שלך, העברת אחריות לעובד או עובדת
חסרון: בקלות יכול להקרין עליכם כחפיפניקים

סיכום עיקרי הדברים

מטרת המאמר הייתה לסייע לכם להפחית את העול הכרוך בשיחת המשוב וההערכה השנתית.

ביקשתי להבהיר את היקף העבודה הנדרשת כמו גם רמת האחריות הניהולית שיש לכם בכל היבט והיבט של רעיון שיחת ההערכה השנתית.

אני מאחלת לכם שהיום או בעתיד תעבדו בארגון שלשיחות הללו תהיה משמעות אמיתתי.

ושאתם כעובדים ועובדות בעצמכם, תזכו לשיחות מעמיקות ממי שמנהלים או מנהלות אתכם.

תמונה המציגה את איריס מושקוביץ מחייכת למצלמה

איריס מושקוביץ, האקדמיה לקריירה

השיטה שקראת היא כלי לניהול אנשים.
זו אחת הדרכים להעלות ביטחון עצמי בתקשורת עם עובדים.
פיתחתי אותה לצד שיטות נוספות להצלחה בעבודה.
מעל 20 שנות ניסיון מוכח ביצירת הדרכות לדרגי ניהול בכיר, ביניים ועתודה.

מה חשוב לך בבחירת גוף ההדרכה?

מגיעה לך שיחת יעוץ מתנה

מגיעה לך שיחת יעוץ מתנה

newsletter

מאמרי ניהול שיעניינו אותך

בקרוב

קורסים דיגיטלים

השיטה לחיפוש עבודה

איך להתכונן לראיון עבודה

טיפים מנצחים לקו"ח

Scroll to Top

כְּנִיסָה לַמַעֲרֶכֶת

דילוג לתוכן