מנהיגות בניהול מתחילה בהכנסה נכונה לתפקיד של עובדים חדשים
מדוע כדאי לקרוא לך את המאמר
1. כל מה שלא חשבתם על קליטה וחפיפה
קליטה וחפיפה הן דרכים לשלב במהירות אנשים בארגון
קליטה עוזרת להם להשתלב תרבותית.
אם חושבים על קליטה מתוך מחשבה על קליטת עולים, מה מאחלים להם? שירגישו בנוח במהירות, שיסתדרו עם התרבות במהירות – יבינו כללי התנהגות, יכירו את השפה המיוחדת למקום.
חפיפה עוזרת להם להשתלב מקצועית.
אם חושבים על כניסה לתפקיד מתוך מחשבה על ביצועים ומקצועיות מה מאחלים לעובדים? שירגישו טוב בתפקיד, יסתדרו עם התפקיד, יבינו את התפקיד בהמשך לחפיפה מקצועית.
למה חיוני שבארגון שלכם תתבצע השתלבות נכונה ומהירה?
עבור העובדים – תחושת שייכות, תחושת בטחון, הם לא לבד
עבורכם כמנהלים ישירים – לקטוף את פירות תהליך המיון שבצעתם, להביא לתפוקה ועמידה ביעדים בקצב מהיר
למה זה התפקיד שלכם להיות מעורבים בהשתלבות שלהם באופן אישי?
- להצדיק את המוניטין שבניתם עד עכשיו, את כל ההבטחות שנתתם בראיון ולהתעלות מעל.
- לחזק אצלם “החלטת קנייה” – ההחלטה שלהם לעבוד בארגון זה, ולמעשה לחזק את ההחלטה שלהם להישאר.
3 טעויות נפוצות להשתלבות שגויה
- להצמיד להם מישהו / מישהי שיעברו איתם על הכל.
- לצפות ממשאבי אנוש שיכינו להם ערכה מסודרת ויזמינו אותם ליום / שבוע אוריינטציה.
- לתת משימות לביצוע בדקה הראשונה ולהתייחס אליהם כמו אל כולם, “למה צריך יחס מיוחד?”.
2. איך להצליח בקליטה התרבותית?
מטרה: אנא עזרו להם בקליטה מהירה כך שירגישו רצויים
משך הזמן: מרגע ההודעה שהתקבל ועד חודש לפחות מיום הגעתו
הדרך: בקליטה תרבותית אני מזהה ארבע מפות
- המפה האנושית – מבנה ארגוני עם כל הסיפורים החשובים מאחורי הקלעים על האנשים ועל המבנה הארגוני עצמו.
- המפה הפיסית – איפה דברים נמצאים כולל מיקום המשרדים המיועדים להתכנסות תקופתית אם אתם ארגון שעבר לעבודה מלאה מהבית.
- המפה ההתנהגותית – איך אפשר להיראות מהרגע הראשון כאילו נמצאים אצלכם חודשיים כי מבינים את נורמות ההתנהגות.
- המפה השפתית או הדיבורית – איך לדבר ולהשתמש בצורה נכונה במושגים המיוחדים לארגון או לצוות שלכם.
| לשם מה החדשים צריכים כל אחת מהמפות | רעיונות איך ליישם זאת כמנהל או מנהלת |
|---|---|
| כאשר הם מבינים את המפה האנושית והמבנה הארגוני לא תהיה להם פדיחה כשמולם מנכ"ל או מנכ"לית או יו"ר והם לא יודעים מי הם. עם המפה הם יודעים בדיוק מה המיקום שלהם בארגון | הכינו קודים / ראשי תיבות שעוזרים לזכור ספרו עובדה מעניינת על גורמי מפתח כדי לעזור לזכור אותם עם המשפט "ואני אגיד לך איך אפשר לזכור ששרה מטפלת ב...." הדגישו שמות תפקידים שהם ייחודיים לארגון שלכם |
| כאשר הם מכירים את המפה הפיסית של הארגון גם אם הוא וירטואלי, הם יודעים איפה כל דבר נמצא וזה מקצר זמן חיפוש | הסבירו איפה מוצאים כל דבר את שיטת השולחן החם או איך משריינים חדר ישיבות ומתי מותר לשריין כזה חדר הדגישו שמות של מקומות/ חפצים שהם ייחודיים לארגון שלכם ממי מזמינים ציוד ואיזה ציוד אפשר להזמין למשרד ו/או לבית איזה סוג של שירותים מיוחדים אפשר להזמין הביתה ואילו שירותים מיוחדים יש בבניין שלכם כמו חדר יוגה |
| כשהם מבינים את מפת החוקים המנהגים והנורמות, הם יודעים מה מותר ומה אסור לומר או לעשות. הם יודעים מה הם מקבלים ומה הם לא מקבלים מהארגון | הראו להם איפה לקרוא החוקים והמנהגים. למשל, אל תצפו שכולם יודעים מה זה townhall או הרמת כוסית או שאם כתוב על המקרר "מנקים אותו כל יום חמישי, אל תשאירו אוכל או כלים שלכם אם לא רוצים שיזרקו" כשחדשים, המוח לא מעבד בכלל שלטים כאלה, לחלוטין יכולים לפספס את זה. מתי מעדכנים הזמנה מהסופר ומה מותר להזמין. איזה סוג של גרף הוא המועדף בארגון, למשל גרף מכ"מ |
| כשהם שולטים במפה השפתית בארגון ומכירים את המושגים המקובלים אצלכם הם יכולים "לדבר" את השפה במהירות | זהו את המושגים שהפכו להיות מובנים מאליהם בארגון. שם של פרויקט, התייחסות לכלי או מערכת, שם קוד לסוג של פגישה, שם קוד למוצר או שירות מסוימים, שם קוד ללקוח מסוים, שם קוד לאירוע חמור שהתרחש או הישג גדול |
מה חשוב לא לפספס בקליטה התרבותית?
לשתף די זמן מראש כך שהתחושה שלהם ביום ההגעה היא שהם מגיעים למשהו מוכר. יודעים מה מצפה להם.
רוצה ארגון עם מנהלות ומנהלים
שהם מודל לחיקוי?
בקורס או באימון אישי – בהתאמה אישית
3. הדרכה מצולמת איך להצליח בהכנסה לתפקיד
איך לא לפספס עם תוכנית הכניסה לתפקיד?
הציגו אותה בצורה נכונה, ובנו באמצעותה מערכת יחסים טובה מהרגע הראשון.
- איך מציגים לעובדים החדשים את תוכנית ההכשרה/חפיפה ושלבי ההשתלבות בארגון "המטרה היא שבתוך X זמן תוכל לעשות Y, אתה רואה עצמך עושה את זה?"
- איך בונים איתם מערכת יחסים נכונה מהרגע הראשון סביב תוכנית ההכשרה/חפיפה "אני משתף אותך בדברים כי חשוב לי שאתה תהיה מרוצה ....."
4. איך להצליח בחפיפה המקצועית?
הטעויות בחפיפה – כשלא מסתכלים עליה כעל הסמכה לתפקיד.
הסמכה שהופכת את העובד או העובדת החדשים, לא משנה באיזה תפקיד או דרג הם, למתאימים לבצע את התפקיד בארגון שלכם.
לכן הדגשים צריכים להיות מאוד ספציפיים, כדי שהם יוכלו לבצע את התפקיד בהצלחה בתוך כמה חודשים, לא משנה כמה ניסיון קודם יש להם.
כי מדובר בביצוע מוצלח של התפקיד בארגון שלכם, שלעיתים זה 180 מעלות שונה מהארגון ממנו הם הגיעו.
שני סגנונות עיקריים בהכנסה לתפקיד:
- שיטת על הדרך – לא מאורגנים, הכל בזרימה, מהיום להיום.
לאיזה מנהלת או מנהל רלוונטית – רלוונטית כדי להדגים את האופי שלכם וכך יבינו לתוך מה הם נכנסים. אם הם שונים מכם באופן מהותי, ורצוי שיהיו שונים מכם, או שהם יעזבו בתוך כמה שבועות או שהם ימשטרו אתכם ויבנו את תוכנית החפיפה/כניסה לתפקיד. - שיטת סדר וארגון – תוכנית מסודרת של ימים שעות ונושאים.
לאיזה מנהלת או מנהל רלוונטית – רלוונטית כדי להבטיח הגעה מהירה למטרות. אם היא כתובה נכון היא כוללת מספר רב של נקודות פיקוח ובקרה שאתם מבצעים. מאפשרת לכם לערב מספר רב של ממשקים ולחזק את המעמד הניהולי שלכם.
מפת אפשרויות לכניסה לתפקיד של עובדים חדשים המיועדים לתפקיד קיים בארגון:
| האפשרות | מי הגיוני שידריך או תדריך | מי רצוי שיעשה או תעשה זאת על פי איריס |
|---|---|---|
| תפקיד קיים והם מחליפים מישהו או מישהי שעדיין נמצאים בארגון. | את מי שהם מחליפים. השאלה האם הוא או היא עוזבים מיוזמתם ולא מפוטרים והאם עשו עבודה מצוינת ולכן יכולים להדריך. והאם הסיבות לעזיבה גורמות להם לרצות להדריך. | אתם. במיוחד אם את או אתה ביצעתם תפקיד זה בעברכם. |
| תפקיד קיים והם תקן נוסף, לא מחליפים אף אחד או אף אחת. | מי שממלאים את התפקיד במקביל אליהם. כל עוד עברו הכשרה איך לבצע חפיפה. בנו איתם תוכנית מסודרת. הם יודעים שזה התפקיד שלהם ולמשך איזו תקופה. אתם הורדתם להם משימות כדי לפנות אותם למשימת החניכה והדרכה. | אתם. במיוחד אם את או אתה ביצעתם תפקיד זה בעברכם. |
| תפקיד חדש בארגון | אין פונקציה שהגיוני שתלמד אותם ותאפשר להם לעבור מעין "הסמכה" כדי לבצע נכון את התפקיד החדש שהוקם. זו הייתה האחריות שלכם, בתקופה שבה התחלתם לחשוב על הנושא, הרבה לפני פרסום המשרה בפעם הראשונה, כדי להתחיל ולתכנן את התכולה של התפקיד. גם אם לא בצורה מדויקת. | אתם. ביחד עם העובד או העובדת החדשים. |
5. הטעות שלא מדברים עליה בהכנסה לתפקיד
למה צריך להיזהר עם מודל “צפייה באחרים” ככלי להכנסה לתפקיד?
ארגונים וחברות רבים בוחרים לכלול את שיטת הצפייה בתהליך הכניסה לתפקיד מתוך אמונה שלמה שכך אנשים לומדים על הארגון על התפקיד על הדרישות. אולי גם אתם ואתן מאמינים בזה באופן אישי.
האם זו שיטה אפקטיבית?
הלוואי. כי אז, אם הייתה אפקטיבית הרי שכולנו היינו שפים מצוינים רק מצפייה בתוכניות בישול וילדים היו יודעים לשרוך שרוכים רק מצפייה בהוריהם, לא כך.
כשמדובר במיומנויות מכל סוג שהוא אני מוצאת שהדרך הטובה ביותר היא לעשות ולא לצפות.
אז איך הופכים את כלי ההכנסה לתפקיד הכה מקובל למעשי ולאפקטיבי.
רוצים להיעזר בשיטת הצפייה? הפכו אותה למשימה אקטיבית
דוגמא מעולם המכירות:
דמיינו ארגון עם מנהלי תיקי לקוחות, סוכני שטח, גברים ונשים שאחד מהם חדש או חדשה.
דמיינו שהם נמצאים בשיחה עם המנהל או המנהלת שלהם וכך היא נשמעת
“אתה כאן כבר שבועיים, קראת חומרים ומסמכים, בשלושת הימים הקרובים תצטרף לשלושה אנשי מכירות. בכל יום כמה שעות עם אחד מהם. אני אפגוש אותך בסוף כל יום כדי שתשתף אותי בארבעת הדברים הבאים, מוזמן לרשום לעצמך:
1. עם כל אחד מהם כשאתה מתלווה אליו בפגישות שאל את עצמך מה מהשאלות שהוא שאל בפגישה אתה היית שואל
2. עקוב אחר הדרך שבה הוא התכונן לפגישה והכן לעצמך תרשים זרימה שאחר כך תסביר לי
3. בחן במהלך הפגישה כיצד הוא עושה שימוש במידע המוקדם שהיה לו לגבי הלקוח
4. השווה בין מה שאתה קראת עלינו ועל המוצר שלנו לעומת מה שהוא אומר ומציג ומה שהלקוח שואל והכן לעצמך שתי שאלות או התלבטויות שעולות בך במהלך היום
זה מה שעולה בדעתי, וזה גם כתוב לפניך.
למען הסר ספק – אתה לא יוצא כמבקר פנים ולכן לא מדובר בחוות דעת על הלקוחות או על מערך המכירות. אתה יוצא כחלק מהתהליך שלך להכיר אותנו, את שיטות העבודה, את הלקוחות ולכן אלה הנושאים עליהם נדון בסוף כל יום.
מהניסיון שלך במקומות עבודה קודמים, כשנכנסת לתפקיד והתלווית לקולגות, מה עשית? איך זה תרם לך?”
אתם יכולים לדמיין מה השיחה הזו עושה גם למנהל התיקים החדש, לא משנה כמה הוא ותיק ומנוסה בתחום, ומה היא עושה למנהל שלו?
מההבנה שלי – רק דברים טובים.
למשל, מנהל מכירות שישלח איש מכירות חדש לצפייה בעובדים אחרים עם הנחיות כגון אלה מבטיח שהעובד החדש ילמד תכנים רלוונטיים עבורו ולא יעסוק בנסיונות עקרים לפצח את היכולות של הקולגה שלו או לחזור הביתה מודאג שמא לא יוכל להידמות לקולגות שלו.
הנחיות מדויקות לצפייה אקטיבית מהסוג שציינתי לעיל נותנות עמדת כח לאדם אחד במערך המכירות וזה מנהל המכירות, בעוד שצפייה פאסיבית כפי שנהוגה בארגונים רבים היום נותנת עמדת כח לאותו אדם, גבר או איש שבאים לצפות בהם. עמדת כח שכדאי להיזהר מלייצר אותה.
קחו את הרעיון הזה ותראו שהוא מתאים בקלות רבה לכל תפקיד בפיתוח, רכש, לוגיסטיקה, שיווק, פרויקטים, כספים ועוד.
הבעיה הגדולה של חפיפה והכנסה לתפקיד מתחילה בגיוס מוטעה
כפי שאני רואה את הדברים מהצד גם כיועצת ארגונית ומדריכה בתחום המכירות וגם כיועצת קריירה שמלווה גברים ונשים לתפקיד הבא, הבעיה שלכם היא שבתהליך הגיוס אתם מתמקדים בגברים ונשים שעשו בדיוק את אותו התפקיד ומגיעים בדיוק מאותה תעשייה כמו זו שלכם.
אחרי חודשים של מיונים, מישהו או מישהי מסכימים להגיע אליכם למרות שאין שום היגיון שאם זה מה שעשו ובאותה תעשייה, הם יסכימו, אבל הם מסכימים.
ואז אתם מתחילים לנקות מהם את ההרגלים הקודמים ושיטות החשיבה איתן הגיעו, אתם מקדישים שבועות וחודשים כדי להנדס אותם ולפסל אותם בהתאם לארגון שלכם.
אז במידה ובגיוס הבא, מתפקיד CEO ומטה, תסתכלו על המציאות שבה תחפשו כישורים ואופי ופחות רקע מקצועי ספציפי, אז תוכלו ליהנות מאוד!!! מתקופת החפיפה המקצועית.
לסיכום
האחריות הניהולית להכניס עובד בהצלחה לתפקידו החדש ולהבטיח את השתלבותו המיטבית היא אחריות גדולה שכדאי מדי תקופה לעצור ולתת עליה את הדעת.
אתם צריכים לשלב אותם כמה שיותר מהר מקצועית בתוך הצוות, מחלקה, חטיבה, ארגון (כשהם סמנכלים או מנכלים).
ולכן אתם צריכים לוודא שיש להם את המסמכים הנחוצים, את הקבצים הרלוונטיים, את יומן פגישות העבודה שכבר מתוכננות להם.
ההשתלבות התרבותית נחוצה ביותר.
אם הם היו עולים חדשים ומדובר בחודשים ראשונים של קליטה במדינה זרה, מה באמת היה נחוץ להם?
אתם חושבים נכון – לדעת את השפה, לדעת את השטיקים, לדעת עם מי נכון להתחבר וממי להתרחק.
כולם, בכל גיל דרג וסוג תפקיד רוצים להרגיש אחד או אחת מהחבר’ה כמה שיותר מהר.
אנשים לא מתחילים לעבוד בארגון ולא נקלטים לתוך הארגון.
הם מתחילים לעבוד אצלכם, תחתיכם ונקלטים לצוות שלכם.
את זה לא משאירים למשאבי אנוש, על זה לוקחים אחריות כי אתם ואתן המנהלים והמנהלות הישירות.
מאמרי ניהול שיעניינו אותך
נעים להכיר,
אני איריס מושקוביץ
השיטה שמוצגת כאן מבוססת על סיפורם האישי של מנהלות ומנהלים בייעוץ אישי.
היכולת לנהל אנשים ולטפח אצלם ביטחון עצמי, קריטית להצלחה של כל ארגון.
אני יודעת לשכלל יכולות אלה בארגון שלך ולהפתיע עם התוצאות.