איך להעיר – המודל המלא על פי איריס

1.אתם מציגים את נושא הפגישה ומהותה

“רציתי להחליף איתך כמה מילים לגבי….” 
אפשר גם להסביר למה פונה אליו עכשיו למשל “אני יודע שחשוב לך שהצוות שלך יעבוד טוב ואולי גם יהיה דוגמא לצוותים אחרים, וזה בעצם בידיים שלך כמנהל. לכן אני פונה אליך בנוגע לניהול של ישראל שעובד אצלך”
אם צריך, אז להבהיר למה פונה אליו רק עכשיו. במקום להתנצל “רציתי וזה לא יצא לנו” או להטיל על העובד “ראיתי את זה וקיוויתי שזה לא יחזור על עצמו. להיצמד לעובדות “שמתי לב לזה בחודש האחרון, אני מתייחס לזה רק עכשיו כי אני רואה איך זה משפיע על איך שתופסים אותך אחרים”

2. אתם מציגים את תמונת המצב, עובדות נתונים ודוגמאות בשיטת “שמתי לב ש…”

a. עובדות ונתונים מספריים ולא כלליים. ולכן מומלץ לא לציין “בזמן האחרון” אלא “בשבועיים האחרונים/בחודש האחרון/במשמרות בוקר/כשאתה עושה משמרת עם…”
• העובדות והנתונים רצוי שיתבססו על משהו שראיתם במו עיניכם. ואם לא, יש לדייק מה מקור המידע (ככל שניתן). זה במיוחד רגיש כשנכנסים לסעיף הבא. כי יש הבדל בין “כשהיינו יחד ב….” לבין “אם אני מבין נכון לפני חודש היה מצב של…. אני מבין נכון?”
b. דוגמאות
• כמה – אחת עד שלוש כדי לא להציף את העובד בדוגמאות.
• הערך שלהן – כל דוגמא צריכה להוסיף על קודמתה ולא לחזור על עצמה.
• חשוב לזכור – הדוגמא היא ציון של עובדות ואירועים ולא פרשנות שלכם.
למשל: “אני יודע שהצוות מאוד חשוב לך ובדיוק בגלל זה שמתי לב שבשבועיים האחרונים הדוחות והנתונים שנמצאים אצלך לא מגיעים לכולם וזה פוגע בצוות בעבודה שלו לדעת מה קורה, שמת לב לזה?”

3. אתם מנהלים דיון משותף, מנתחים יחד את הדברים

בירור עם העובד – השימוש החוזר במילה “שמת לב לזה?” חשובה במקרה זה ויש להקפיד לשאול ולשתוק. לתת לעובד להגיב. לקבל את האפשרות שהוא באמת ובתמים לא שם לב או שהוא שם לב ולא יודע איך לשנות את זה.
ניסוח “שמתי לב” ושאלת “שמת לב” מוכיחים את עצמם כדרך יעילה לגרום לשיחה להיות מדויקת ולעובד להיות ער למה שנאמר. משול הדבר לקרן לייזר מילולית.
להאזין לעובד ולהוביל אותו עם שאלות נוספות:
• איך אתה מסביר את זה?
• מה מונע ממך?
• למה לדעתך זה קורה?
• זה קרה לך פעם?

4. אתם נותנים את חוות דעתכם מדוע זה יכול להפריע לו בעבודה / בביצועים / בדרך בה נתפס

אתם מציגים שאלה מהותית שפותחת דיון חשוב. הקשיבו למה שהם אומרים. 

זה לא סתם עניין שאתם מבקשים להעיר לגביו. זה עניין שמשפיע על אותו עובד או עובדת.

כדאי לעשות זאת רק לאחר שהעובדות מתבררות.

השלב הזה הוא שלב מהותי בפגישה משום שגם עובד או עובדת שערים להתנהגות שלהם לא בהכרח מזהים איך היא יכולה לפגוע בהם לטווח קצר או ארוך וזה הזמן שלכם לתת להם את המתנה החשובה בפידבק.

זה בעייתי כי… – להסביר איך זה יכול לפגוע בו כי הוא יכול להיתפס בצורה מסוימת (רך מדי, נוקשה מדי, לא מקצועי, לא קשוב, לא מדויק, לא מעשי, לא שחקן קבוצתי, לא אמין, וכיוב’). הדגש הוא לא לדבר על שזה בעייתי בעיניכם כי זה לא מתאים לכם אישית, כמו שלא מעירים על התנהגויות שאין קשר בינן לבין העבודה (למשל יש לכם אישית צורך בסדר וארגון, העובד שלכם בלגניסט לטעמכם אך זה לא פוגע בביצועים שלו, אז קחו תרופות ותרגעו, לא להעיר לו). ולא להגיד “זה הפריע לי”, “אני לא הייתי עושה את זה”, תמצאו סיבה למה זה בעייתי לו, בעייתי עבורו, יכול לפגוע בו בטווח המיידי או בטווח הארוך.
נ.ב – זה נכון גם למשוב השוטף החיובי כשאתם מבהירים מדוע זה מצוין, איך ההתנהגות שלו תורמת להצלחה שלו / לביצועים / לדרך בה נתפס

5. אתם מעבירים את הכדור אליו עם שאלת המנטור – לבדוק עד כמה הוא יכול להתנהג אחרת

ואם היית יכול לחזור בזמן, איך יכולת אחרת לנסח את הדברים?

6. העצה – אם לא יודע מה לעשות אחרת או אם עושה זאת ואתה רוצה לחזק את הרעיון שלו

אני יכול להציע לך עצה? ואחרי שמציעים העצה לברר “איך זה נראה לך?”, “למה?”

7. להוביל אותו לכדי יישום ולא רק הפקת לקחים

איך תרצה ליישם את זה? מה אתה הולך לעשות? איך אתה הולך לעשות?
• להגדיר יעד לביצוע – בוא נחליט ש….
• להגדיר איך אתם עוזרים לעובד “איך אני עוזר לך להשיג את היעד הזה?” (כי מעכשיו, האחריות שלכם זה לא להחמיא לעובד באופן כללי, אלא להחמיא לו על היכולת)