שיחת שלושה חודשים

שיחת שלושה חודשים
100 ימי חסד עומדים להסתיים מאז הם נכנסו לתפקיד. 100 ימים בהם העובדים החדשים בחנו את התפקיד, את החברה, אתכם וההבטחות שנתתם להם. זה בדיוק מה שגם אתם עשיתם בזמן הזה כי אתם המנהלים או המנהלות הישירים שלהם. הגיע הזמן לדבר. השאלה איך?

על מה מדובר במבט-על

לשם מה הדרך
שיחת היכרות אישית לספר על עצמכם ולהתעניין בו/בה
לא!!! שיחה שוטפת להימנע משאלות כמו "איך הולך לך עכשיו עם הפרויקט?"
למיצוב מעמדכם הניהולי לספר כיצד אתם מנתחים אותו/ה עד כה
לא שיחת משוב לתיקון אישיותי להיזהר, להקצות זמן נפרד
חיזוק "החלטת קנייה" שלכם ושלהם הקשבה לכל הנאמר ושאינו נאמר

על הזימון לשיחה

 נתחיל מהדבר הקטן לכאורה, העובדה שבשביל פגישה כזו, שהיא חד פעמית, בכלל תתקיים, היא צריכה להופיע ביומן. ובגלל שהיא חד פעמית, בגלל שהיא מיוחדת, גם היחס שלכם לזימון צריך להיות מיוחד.
הנה כמה נקודות למחשב בנושא:

למה לא תמיד שולחים הזמנה לשיחה. הנה שתי סיבות שעולות בדעתי.

  • כי אין לכם דוגמאות כאלה שראיתם. אולי משום שאתם בתפקיד כבר שנים ולא זוכרים את ההתחלה. ואולי משום שזה תפקיד הניהול הראשון שלכם ואם עברתם הכשרה לניהול בכלל לא דיברו על זה. ואולי משום שבכל מקומות העבודה שעברתם עד היום, גם אם הקדישו זמן לשיחת שלושה חודשים, זה היה סוג של "על הדרך" ולא ממש מסודר.
  • כי אתם עצמכם מגיעים מוכנים, וזו פגישה עם מטרה טובה, אז למה צריך להודיע מראש?. שזה במילים אחרות, מנהלים ששוכחים שהפגישה מיועדת גם לעובדים שלכם ולא רק עבורכם. ☹

למה אסור להחסיר זימון מסודר

  • כי עובד שמוזמן לשיחה מהרגע להרגע, בטוח שזה לא משהו טוב ונלחץ. תארו לעצמכם שאומרים לכם "יש לכם עשר דקות עכשיו, אני צריך לדבר איתך", ואתם חדשים בתפקיד, לא משנה באיזה דרג אתם, יש מצב שזה ילחיץ.
  • כל מה שתשאלו בשיחה יתכן ויראה לו / לה כמו מבחן. ולכן המהות של שיחה פתוחה ונעימה לא תתקיים.

אז איך עושים את זה נכון, מה יכול להיחשב להזמנה נכונה לפגישה?

הדרך: ממליצה בקולכם – בטלפון או פנים אל פנים
הניסוח:
היי X (שם שלו/שלה)

  • (במה מדובר) חשבתי על זה שאתה כאן כבר שלושה חודשים ועדיין לא ישבנו יחד רק אני ואתה קצת לדבר, לשמוע, ואפילו להכיר. (מועד אחד מתוך שניים לבחירה) חשבתי על קפה של בוקר ביום ראשון או שני מתי תעדיף?
  • (מקום אחד מתוך שניים לבחירה) בלנדוור או גרג?
  • (שעה) תשע בבוקר, נוח?

נהדר. קבענו

על השיחה עצמה


אתגרים / קשיים עבורכם כמנהלים ומנהלות

  • על מה לדבר
  • עד כמה שיחת חולין
  • עד כמה שיחה מקצועית

הפתרון שאני מציעה הוא שיחה מתוכננת מבחינת החלקים שלה, אך מאוד פתוחה מבחינת הכיוונים אליהם השיחה יכולה להגיע. מה שחשוב שזו שיחה כלומר דיאלוג ולא מונולוג.
לנוחיותכם (א) טבלה להצגת המודל מה לומר ואיך לנהוג (ב) דוגמא מעשית

מה לומר דגשים
מטרת הפגישה • לומר זאת תוך כדי קשר עין
• מתוך כוונה
שאלות פתיחה "מה שלומך?" • להכין השאלות מראש, לבחור אחת או שתיים
• להקשיב היטב, אפשר לרשום לעצמך נקודות
שאלות היכרות מעמיקות • עד 3 נושאים, מגובים בדוגמאות, מהותיים לעבודתו או הצלחתו בחברה.
• להקפיד על "שמתי לב – שמת לב"
בירור הדברים – הווה ועתיד • להתעניין באמת
פתיחת הדלת אליך • להסכים להתמודד עם כל נושא
משפט סיום "שמח שדיברנו כי..." • למצוא לפחות סיבה אחת

דוגמא מעשית של עמודה ימנית מה לומר. בואו לבנות מגדל שדורש הרבה רגישות בבנייה שלו.

(מטרת הפגישה)

אז כמו שאמרתי לך לפני הפגישה, המטרה היא להתבונן במה שקורה איתך ולך מאז שאתה איתנו בחברה. לכן זו לא פגישת עבודה ולא דיונים על פרויקטים רצים, אלא לשוחח ואפילו להכיר.


(שאלות פתיחה "מה שלומך?")

  • אז אני חושבת שהייתי שמחה קודם כל לשמוע ממך מה שלומך בחברה?
  • איך אתה מתאר את התפקיד ואת העבודה לחברים שלך?
    o למה אתה מתכוון?
  • מה צריך לקרות כדי שזה יהיה יותר / שונה?

(שאלות היכרות מעמיקות)

  • מה יש ביכולות שלך מכל מה שעשית בעבר, מהילדות ועד היום כמו שאומרים, כולל תחביבים ודברים אחרים, שנותנים לך יכולות מסוימות שחשוב לך או שהיית רוצה שאני אדע?
    o ואם היית יכול להפוך את זה לחלק מהעבודה שלך, באיזו דרך למשל זה יכול היה להשתלב? (נניח והבחור הוא חובב אופרה ורוצה לתת הרצאה לכל עובדי החברה)

(ניתוח התנהלותו "מה שראיתי אצלך")

רציתי לשתף אותך במה שראיתי אצלך בזמן שאנחנו עובדים יחד וזה שלושה דברים:

  • אז דבר ראשון אני רואה שאתה עובד מכל הלב והנשמה ומאוד חשוב לך קידום הפרויקט לדוגמא ……………………. ואני אומרת את זה כי אצלנו באופן ספציפי בחברה זה משהו מאוד מוערך, ורואים את זה. חשוב לי שתדע את זה.
  • דבר שני ששמתי לב זה שיש בך בגרות שמתבטאת בגישה שלך עם האנשים ולכן שיחה בגובה עיניים וברמה שמקבלים אותך כאחד משלהם מה שתורם לקידום הפרויקט. לדוגמא….. וזה לא מובן מאליו בעיני. זה משהו ששמת לב אליו שקורה?
  • הדבר השלישי שאני רואה זה שנכנסת לעניינים מאוד מהר בצורה מרשימה גם של פרויקטים וגם בתחום. למשל כשבאת אליי עם הנושא של ….. וזה הבהיר לי שאתה מבין מה נדרש ומה צריך וזה לא מובן מאליו. ומרשים כמו שאמרתי.

(בירור הדברים הווה ועתיד)

  • מה דעתך על מה שאמרתי, איך אתה רואה את הדברים מהצד שלך?
  • עד כמה אתה מרגיש שאתה יכול לשמור על הרמה הזו אם לקרוא לזה כך, על הווליום הזה בצורה הזו לאורך החודשים הבאים?

(פתיחת הדלת אליך)

  • שני דברים שאתה רוצה לשאול אותי או לדעת?

(סיום הדברים "שמח שדיברנו כי…")

אני שמחה שדיברנו כי…..
********אל תסתפקו ב "כי זה היה חשוב וחבל שלא עשינו את זה קודם". כי זה אומר עליכם דברים לא טובים. זו נזיפה בעצם שלכם בעצמכם ואין לה מקום בשיחה הזו.


ואם עסקינן במגדל קלפים, כל מה שיכול ליפול


א. תבטלו ברגע האחרון. מה שיעיב על איך שאתם נתפסים.
ב. לא תתאפקו ותעירו על משימה שהעובד או עובדת עובדים עליהם עכשיו
ג. לא תעדכנו מראש במה מדובר, גם לא בפתיחת השיחה, עד שהעובדים יאלצו לעצור ולשאול "רגע, מה אנחנו עושים עכשיו?"
ד. תפספסו את דגשי שפת הגוף, שחשובים פי כמה בוידאו כאשר לא רואים את הידיים שלכם, רק את הפנים והכתפיים. ויראו את המתח שלכם, חוסר סבלנות, או היעדר רצון אמיתי לשמוע את העובדים שלכם (לא משנה באיזה דרג הם).

הכינו את הדוגמא שלכם

שלב א' – בחרו את הנושאים בהם תרצו לעסוק עם העובד/ת שהזמנתם לשיחה.
חישבו מה בהתנהגות או התנהלות שלו או שלה מהותיים לתפקיד שלהם או להצלחה שלהם בחברה.

למשל:

  • בטחון עצמי
  • מוטיבציה
  • יכולת הביטוי
  • מוכנות להשקיע
  • ________________________
  • ________________________
  • ________________________

שלב ב' – הצמידו דוגמאות

שלב ג' – חיזרו לטבלה ולדוגמא וצרו שיחה המתאימה לכם ומתאימה לעובד / ת שלכם, גם אם אתם מנכ"לים והם סמנכ"לים.

 

לסיכום

לנהל אנשים באופן ישיר יכול להיות הנאה ויכול להיות עינוי. מה שבטוח זה שזו אחריות שלכם לדאוג לשלומם הנפשי ולתמוך ביכולת שלהם להצליח בתפקיד ובארגון מבחינה מקצועית וחברתית. שיחת השלושה חודשים היא חד פעמית בגלל התזמון שלה. שלושה חודשים זה הזמן לדעת "יחסינו לאין". אל תוותרו עליה. היא שווה את זה. גם לכם, גם לעובד או המנהלת החדשים שמולכם וגם לארגון שלכם.

 

כלים מעשיים לניהול אנשים גם לעתודה ניהולית וגם להנהלה בכירה ומנוסה, הם חלק מחבילת שירותי SMP לארגונים.