שיחת סיכום או משוב “שלושה חודשים” עם עובדים חדשים
מדוע כדאי לקרוא לך את המאמר
א. השיטה לשיחת השלושה חודשים שמחזקת את הביטחון העצמי שלך ושל העובד
אתגרים / קשיים עבורכם כמנהלים ומנהלות
- על מה לדבר?
- עד כמה שיחת חולין?
- עד כמה שיחה מקצועית?
הפתרון שאני מציעה הוא שיחה מתוכננת מבחינת החלקים שלה, אך מאוד פתוחה מבחינת הכיוונים אליהם השיחה יכולה להגיע. מה שחשוב שזו שיחה כלומר דיאלוג ולא מונולוג.
לנוחיותכם (א) טבלה להצגת המודל מה לומר ואיך לנהוג (ב) דוגמא מעשית
| מה לומר | דגשים לביצוע מוצלח |
|---|---|
| 1. הצגת מטרת הפגישה | להתכונן מראש כדי לנהל את השיחה תוך שמירה על קשר עין במיוחד אם זו פגישה פיסית ולא וירטואלית. |
| 2. שאלות פתיחה "מה שלומך?" | להכין שאלות מראש ולבחור את האחת ממנה תתחילו, מה שיאפשר לשמור על קשר העין בנוחות. |
| 3. שאלות הכרות מעמיקות | לשאול מתוך כוונה כנה לטפח את העובדים ולשמור עליהם. זו הסיבה שאתם המנהלים והמנהלות הישירות עורכים את הפגישה ולא משאבי אנוש. |
| 4. ניתוח התנהלותם מאז התחילו לעבוד "מה שראיתי אצלך" | לבחור עד 3 נושאים שהם מהותיים לעבודתם או הצלחתם בחברה ולגבות בדוגמאות. |
| 5. בירור הדברים - הווה ועתיד | לשוחח מתוך התעניינות כנה. |
| 6. פתיחת הדלת אליכם | לבוא עם הכנה להאזין ולכבד כל נושא שיעלה. |
| 7. לסיים "שמחה שדיברנו כי...." | למצוא לפחות סיבה אחת מדוע שמחים על השיחה. זהירות! זה כמעט הדבר היחידי שלא ניתן להכין מראש ולכן בשיחה כדאי להיות קשובים ולרשום נקודות תוך כדי. |
ב. דוגמא מעשית לשיחת השלושה חודשים
1. הגדרת מטרת
“אז כמו שאמרתי לך לפני הפגישה, המטרה היא להתבונן במה שקורה איתך ולך מאז שאתה איתנו בחברה. לכן זו לא פגישת עבודה ולא דיונים על פרויקטים רצים, אלא לשוחח ואפילו להכיר”
(תתאמנו על הפתיחה, אחרת אתם עלולים ללכת על המשפט הסתמי “טוב, אז רציתי שנדבר”. שפה לא שיתופית “רציתי” שפה מעורפלת “נדבר”)
2. שאלות פתיחה "מה שלומך?"
- "הייתי שמחה קודם כל לשמוע ממך מה שלומך בחברה?"(לא סתם מה שלומך אלא מה שלומך בחברה מה שמכוון את התשובה)
- "איך אתה מתאר את התפקיד ואת העבודה לחברים שלך? למה אתה מתכוון?" (זו דרך אחרת לשאול מה שלומם. הניסוח הזה מאפשר לכם להבין איך הם תופסים את מה שהם עושים כבר כמה חודשים. יכול להיות שידברו על תכולה ויכול להיות שידברו על רגשות. אתם מקשיבים ולומדים)
- "מה צריך לקרות כדי שזה יהיה יותר / שונה?" (כאן נכנסת האחריות הניהולית. אמרו דברים טובים? אחריות שלכם להבין איך להעצים או לשמר. אמרו דברים פחות טובים? אל תמהרו לתקן אותם, תנו להם להסביר. תופתעו לראות שרבים יודעים די טוב מה צריך להיות שונה. לא לשכוח לרשום לעצמכם את הדברים מילה במילה כפי שנאמרים על ידם)
3. שאלות היכרות מעמיקות
- "מה יש ביכולות שלך מכל מה שעשית בעבר, מהילדות ועד היום כמו שאומרים, כולל תחביבים ודברים אחרים, שנותנים לך יכולות מסוימות שחשוב לך שאדע או שהיית רוצה שאני אדע?" (אם אמרנו שזו שיחת היכרות שמטרתה לטפח את הקשר ביניכם וגם לחזק את החלטת הקנייה שלהם לגבי הארגון והתפקיד, אז שאלה מהסוג הזה משיגה מטרות אלה)
- "ואם היית יכול להפוך את זה לחלק מהעבודה שלך, באיזו דרך למשל זה יכול היה להשתלב?" נניח הוא או היא חובבי אופרה ומוכנים לתת הרצאה בנושא לכל עובדי החברה. (כמו קודם, גם כאן נכנסת האחריות הניהולית. זו לא שיחה לשם שיחה. שאלתם וקיבלתם תשובה על יכולות שלהם. מעולה. עכשיו קחו אחריות להבין מה עושים את זה. וכמו שאמרתי קודם, אל תנסו להציע דרכים לפני שאתם שומעים מהם. תמיד עדיף שהם יציעו דרכים כי כך הם מתחייבים כלפי עצמם)
רוצה ארגון עם מנהלות ומנהלים
שהם מודל לחיקוי?
בקורס או באימון אישי – בהתאמה אישית
4. ניתוח התנהלותם מאז התחילו לעבוד "מה שראיתי אצלך"
“רציתי לשתף אותך במה שראיתי אצלך בזמן שאנחנו עובדים יחד וזה שלושה דברים:
- אז דבר ראשון אני רואה שאתה עובד מכל הלב והנשמה ומאוד חשוב לך קידום הפרויקט לדוגמא ……………………. ואני אומרת את זה כי אצלנו באופן ספציפי בחברה זה משהו מאוד מוערך, ורואים את זה. חשוב לי שתדע את זה.
- דבר שני ששמתי לב זה שיש בך בגרות שמתבטאת בגישה שלך עם האנשים וביכולת שלך לנהל שיחה בגובה עיניים קח שהלקוחות למשל מקבלים אותך כאחד משלהם מה שתורם לקידום הפרויקט. לדוגמא….. וזה לא מובן מאליו בעיני. זה משהו ששמת לב אליו שקורה?
- הדבר השלישי שאני רואה זה שנכנסת לעניינים מאוד מהר ובצורה מרשימה. למשל כשבאת אליי עם הנושא של ….. וזה הבהיר לי שאתה מבין מה נדרש ומה צריך וזה לא מובן מאליו. ומרשים כמו שאמרתי”
(התזמון של השיחה הזו, בתום שלושת חודשי החסד בכניסה לתפקיד, מצריך מכם לעקוב אחריהם, לראות מה הם עושים, להתעדכן גם דרך גורמים אחרים כדי להיות מסוגלים לגבש תמונה מלאה לגבי היכולת האישית והרמה המקצועית שהם מפגינים.
אל!!!! תתפתו להפוך את השיחה הזו לשיחת משוב שעוסקת בדברים שאתם לא מרוצים.
זו שיחה חד פעמית, תהנו ממה שאפשר להשיג ממנה, כי לא תהיה פעם שנייה.
הדרך בה הדברים מנוסחים היא מאוד ספציפית. “אני שמתי לב”, “אני רואה אצלך”.
החלק הזה של השיחה דורש הכנה מאוד מדויקת. מה בדיוק תגידו, אילו דוגמאות ספציפיות תתנו והכי חשוב, מה סדר הדברים. בשום פנים ואופן לא לזרום בחלק הזה!
זה לא רק בסדר להחמיא לעובדים חדשים, זוטרים או בכירים ככל שיהיו, זו חובה שלכם!!!)
5. בירור הדברים הווה ועתיד
“מה דעתך על מה שאמרתי, איך אתה רואה את הדברים מהצד שלך?”
“עד כמה אתה מרגיש שאתה יכול לשמור על הרמה הזו אם לקרוא לזה כך, על הווליום הזה בצורה הזו לאורך החודשים הבאים?”
(זה מבחן השיחה. כך נראה ונשמע דיאלוג. לא לוותר על החלק הזה.)
6. פתיחת הדלת אליכם
“שני דברים שאתה רוצה לשאול אותי או לדעת?”
(כך נראית מערכת יחסים שנבנית. לא להניח שזה מובן מאליו שהם יכולים לשאול אתכם כל שאלה. לא משנה באיזה דרג הם אל תניחו הנחות. המשיכו להיות המנהלים והמנהלות ואפשרו לשאלות לעלות. שימו לב לניסוח המאוד ספציפי – “שני דברים” במקום “יש לך משהו”. “רוצה לשאול או רוצה לדעת” במקום כללי “לשאול”. “אותי” במקום כללי “לשאול”)
7. סיום הדברים
“אני שמחה שדיברנו כי…..”
(אל תסתפקו ב “כי זה היה חשוב וחבל שלא עשינו את זה קודם”. כי זה אומר עליכם דברים לא טובים. זו נזיפה בעצם שלכם בעצמכם ואין לה מקום בשיחה הזו)
ג. מה לעשות כדי לפגום בדרך בה העובד תופס אותך כמנהל או מנהלת
א. אם תבטלו ברגע האחרון – זה מעיב על איך שאתם נתפסים.
ב. אם לא תתאפקו ותעירו על משימה שהעובד או עובדת עובדים עליהם עכשיו – משיחת היכרות שמתייחסת לשלושה חודשים תצמצמו אותה לאירוע נקודתי והפגישה תהפוך לפגישת עבודה שוטפת.
ג. אם לא תעדכנו מראש במה מדובר, גם לא בפתיחת השיחה, עד שהעובדים יאלצו לעצור ולשאול “רגע, מה אנחנו עושים עכשיו?” – הם בלחץ מהרגע הראשון ואתם נתפסים פחות טוב.
ד. אם תפספסו את דגשי שפת הגוף שלכם, שחשובים פי כמה בוידאו כאשר לא רואים את הידיים שלכם, רק את הפנים והכתפיים – הם יראו את המתח שלכם, חוסר סבלנות, או היעדר רצון אמיתי לשמוע את העובדים שלכם (לא משנה באיזה דרג הם).
איריס מושקוביץ, האקדמיה לקריירה
השיטה שקראת היא כלי לניהול אנשים.
זו אחת הדרכים להעלות ביטחון עצמי בתקשורת עם עובדים.
פיתחתי אותה לצד שיטות נוספות להצלחה בעבודה.
מעל 20 שנות ניסיון מוכח ביצירת הדרכות לדרגי ניהול בכיר, ביניים ועתודה.
מה חשוב לך בבחירת גוף ההדרכה?
ד. אתגר ההזמנה לשיחת שלושת החודשים
אתגר ההזמנה לשיחה
נתחיל מהדבר הקטן לכאורה, העובדה שבשביל פגישה כזו, שהיא חד פעמית, בכלל תתקיים, היא צריכה להופיע ביומן. ובגלל שהיא חד פעמית, בגלל שהיא מיוחדת, גם היחס שלכם לזימון צריך להיות מיוחד.
הנה כמה נקודות למחשבה בנושא:
למה מנהלים לא תמיד שולחים הזמנה לשיחה?
- כי אין לכם דוגמאות כאלה שראיתם. אולי משום שאתם בתפקיד כבר שנים ולא זוכרים את ההתחלה. ואולי משום שזה תפקיד הניהול הראשון שלכם ואם עברתם הכשרה לניהול בכלל לא דיברו על זה. ואולי משום שבכל מקומות העבודה שעברתם עד היום, גם אם הקדישו זמן לשיחת שלושה חודשים, זה היה סוג של “על הדרך” ולא ממש מסודר.
- כי אתם עצמכם מגיעים מוכנים, וזו פגישה עם מטרה טובה, אז למה צריך להודיע מראש?. שזה במילים אחרות, כמנהלים עלולים לשכוח שהפגישה מיועדת גם לעובדים שלכם ולא רק עבורכם. ☹
למה אסור לך להחסיר זימון מסודר?
- כי עובד שמוזמן לשיחה מהרגע להרגע, בטוח שזה משהו לא טוב ונלחץ. תארו לעצמכם שאומרים לכם “יש לכם עשר דקות עכשיו?, אני צריך לדבר איתך”, ואתם חדשים בתפקיד, לא משנה באיזה דרג אתם, יש מצב שזה ילחיץ.
- כל מה שתשאלו כמנהלים בשיחה יתכן ויראה לו / לה כמו מבחן. ולכן המהות של שיחה פתוחה ונעימה לא תתקיים.
אז איך עושים את זה נכון,
מה יכול להיחשב להזמנה נכונה לפגישה?
הדרך: ממליצה בקולכם – בטלפון או פנים אל פנים
הניסוח:
היי X (שם שלו/שלה)
- (במה מדובר) חשבתי על זה שאתה כאן כבר שלושה חודשים ועדיין לא ישבנו יחד רק אני ואתה קצת לדבר, לשמוע, ואפילו להכיר. (מועד אחד מתוך שניים לבחירה) חשבתי על קפה של בוקר ביום ראשון או שני מתי תעדיף?
- (מקום אחד מתוך שניים לבחירה) בלנדוור או גרג?
- (שעה) תשע בבוקר, נוח?
- נהדר. קבענו
לא מתאים בית קפה? אפשר להיפגש על ספסל מחוץ לבית של אחד מכם. אני יודעת על מנהלים שעשו את זה ודווקא האווירה הלא פורמלית הוסיפה הרבה ערך, אפילו היה מצחיק.
ה. סיכום עיקרי הדברים
צ'ק ליסט שיחת שלושת החודשים במבט-על
| לשם מה | הדרך |
|---|---|
| שיחת היכרות אישית | לספר על עצמכם ולהתעניין בו/בה |
| לא!!! שיחה שוטפת | להימנע משאלות כמו "איך הולך לך עכשיו עם הפרויקט?" |
| למיצוב מעמדכם הניהולי | לספר כיצד אתם מנתחים אותו/ה עד כה |
| לא שיחת משוב לתיקון אישיותי | להיזהר, להקצות זמן נפרד |
| חיזוק "החלטת קנייה" שלכם ושלהם | הקשבה לכל הנאמר ושאינו נאמר |
הכינו את הדוגמא שלכם
שלב א’ – בחרו את הנושאים בהם תרצו לעסוק עם העובד/ת שהזמנתם לשיחה.
חישבו מה בהתנהגות או התנהלות שלו או שלה מהותיים לתפקיד שלהם או להצלחה שלהם בחברה.
למשל: בטחון עצמי / מוטיבציה / יכולת הביטוי/ מוכנות להשקיע
שלב ב’ – הצמידו דוגמאות.
שלב ג’ – חיזרו לדוגמא המילולית וצרו שיחה המתאימה לכם ומתאימה לעובד / ת שלכם, גם אם אתם מנכ”לים והם סמנכ”לים.
מחשבה לסיום
לנהל אנשים באופן ישיר יכול להיות הנאה ויכול להיות עינוי. מה שבטוח שזו אחריות שלכם לדאוג לשלומם הנפשי ולתמוך ביכולת שלהם להצליח בתפקיד מבחינה מקצועית ולהשתלב בארגון מבחינה חברתית. שיחת השלושה חודשים היא חד פעמית בגלל התזמון שלה. שלושה חודשים זה הזמן לדעת “יחסינו לאין”. אל תוותרו עליה. היא שווה את זה. גם לכם, גם לעובדים או המנהלים החדשים וגם לארגון שלכם.
מאמרי ניהול שיעניינו אותך
נעים להכיר,
אני איריס מושקוביץ
השיטה שמוצגת כאן מבוססת על סיפורם האישי של מנהלות ומנהלים בייעוץ אישי.
היכולת לנהל אנשים ולטפח אצלם ביטחון עצמי, קריטית להצלחה של כל ארגון.
אני יודעת לשכלל יכולות אלה בארגון שלך ולהפתיע עם התוצאות.