בתכנון הרצאה -השיטה המנצחת איך להפריד בין עיקר לטפל
המיתוס של הפרדת עיקר מטפל
אין מידע טפל, יש מידע לא רלוונטי
אחת הבקשות המעצבנות ביותר של מנהלים ומנהלות היא “תפרידו בין עיקר לטפל” או “תתמקדו בעיקר”.
הבעיה היא שאין דבר כזה נושא טפל ואין דבר כזה נתון טפל. יש דבר כזה מידע לא רלוונטי לשומעים.
שלוש הבעיות בתכנון ההרצאה או הפגישה:
א. אם הכל חשוב, איך תזהו את הטפל?
ב. ממה מקצרים כשיש הרבה חומר?
ג. מה זה לקצר או לתת את עיקרי הדברים?
ארבע סיטואציות לדוגמא. מזדהים?
הנושא: לתאם את התחום והפעילות תחת אחריותך
הקהל: עובדים חדשים בחברה ביום אוריינטציה אשר מגיעים מכל המחלקות.
המטרה: יכירו עוד חלק בחברה שהם מתחילים לעבוד בה.
הנושא: לסכם את הפעילות השנתית ולהציג את תוכנית העבודה קדימה
הקהל: מנכ”ל החברה.
המטרה: ידע מה קורה ויוכל לקבל החלטות מערכתיות.
הנושא: להציג פרויקט שנמצא בשלבי ביצוע
הקהל: לקוח שהזמין את הפרויקט.
המטרה: להסתנכרן שהדברים נעשים כמצופה ולהשיג עוד שיתוף פעולה מצד הלקוח.
הנושא: לחשוף רעיון או שיטה שישפיעו לטובה על כלל החברה
הקהל: כל חברי ההנהלה ואולי גם הדירקטוריון.
המטרה: יבינו במה מדובר וירצו לקדם אותו.
השיטה האפקטיבית להפרדת טפל מעיקר
שיטת שלוש השאלות
1. אם זה הנושא ואלה השומעים מה הם שלושת הדברים שחשוב שידעו?
2. למה זה רלוונטי להם?
3. איך זה ישרת אותם?
לכל שאלה יש תפקיד חשוב ולכן כדאי ורצוי לא להסתפק רק באחת מהן.
הדגמת השיטה בארבע הסיטואציות
יום האוריינטציה
הסיטואציה: לתאר את התחום תחת אחריותך לעובדים חדשים בחברה ביום אורינטציה הם מגיעים מכל המחלקות במטרה שיכירו את החברה שהם מתחילים לעבוד בה
שאלות הסינון: מה הם שני הדברים שהופכים את המחלקה לחשובה לפעילות והצלחת החברה? למה זה רלוונטי לשומעים? איך זה ישרתם אותם?
סיכום שנה
הסיטואציה: לסכם את הפעילות השנתית ולהציג את תוכנית העבודה קדימה למנכ”ל החברה במטרה שידע מה קורה ויוכל לקבל החלטות מערכתיות.
שאלות הסינון: מה הם שני האירועים שהוא צריך להיות ער אליהם ושלוש החלטות שקיבלת במהלך השנה או לשנה הבאה שחשוב שהמנכ”ל ידע? למה זה רלוונטי לשומעים? איך זה ישרתם אותם?
סטטוס פרויקט בדיון עם לקוח
הסיטואציה: להציג פרויקט שנמצא בשלבי ביצוע ללקוח שביקש אותו במטרה להסתנכרן שהדברים נעשים כמצופה ולהשיג עוד שיתוף פעולה מצד הלקוח.
שאלות הסינון: מה הן חמש הפעולות שבוצעו עד כה שהלקוח צריך להבין אותן? למה זה רלוונטי לשומעים? איך זה ישרתם אותם?
הצגת יוזמה להתייעלות בארגון
הסיטואציה: לחשוף רעיון או שיטה שישפיעו על כל החברה להציג לכל חברי ההנהלה במטרה שיבינו במה מדובר וירצו לקדם אותו.
שאלות הסינון: מה הם שני הדברים שיקרו אם הרעיון יהפוך למציאותי ומה הם שלושת המשאבים שיהפכו אותו למציאותי? למה זה רלוונטי לשומעים? איך זה ישרתם אותם?
שאלת סינון למתקדמים
שאלות סינון מתקדמות הן שאלות שבוחנות את המידע בשלוש נקודות זמן. בזמן ההרצאה, 10 שעות אחרי סיומה, 10 שבועות אחרי שהפגישה התקיימה.
יש לכם נושא שאתם מתלבטים האם להשאיר במצגת?
כדאי לשאול את שלוש השאלות הבאות ברצף.
זהירות! זה ממכר 🧲
1. מרגע שזה יוצג איך זה משפיע על המשך ההרצאה ועל ההבנה של השומעים?
2. עשר שעות אחרי סיום הפגישה עד כמה זה מידע קריטי עבור השומעים? מה יקרה אם לא ידעו את הסעיף המסוים הזה?
3. עשרה שבועות אחרי הפגישה, מדוע הנושא הזה נחוץ לשומעים?
חומר למחשבה למצגת הקרובה שלך
אל תיכנעו לדרישות לקצר
תכנון הרצאה דורש מחשבה. ככל שאתם בקיאים יותר בתחום כך התכנון הופך ארוך או מורכב יותר.
אל תיכנעו לדרישות לקצר בלי טעם וריח.
אל תהמרו על ההצלחה שלכם.
• זה קהל שלא הצגתם בפניו לפני כן?
• אין לכם הרבה זמן להכין?
• אתם רוצים לדייק את ההרצאה?
סננו את המידע. בחרו בצורה מושכלת. מתוך מחשבה על רלוונטיות לשומעים.
הקשיבו לסיפור שאתם מספרים לעצמכם
בשנים הרבות בהן אני מרצה מדריכה ויועצת לתכנון הרצאות.
ראיתי עד כמה אנחנו יכולים לשנות את המצב כשאנחנו משנים את מה שאנחנו אומרים לעצמנו.
לכן, במקום לומר “אני צריכה לקצר” או “אני מתמקד בעיקר”
אני ממליצה לומר לעצמכם “אני הולכת לסנן את המידע”, “אני יודע לזהות את מה שרלוונטי”.
איריס מושקוביץ, האקדמיה לקריירה
השיטה שקראת עוזרת להתכונן לישיבות ומצגות.
זו אחת הדרכים להעלות ביטחון עצמי בדיבור מול קהל בתוך הארגון ומחוצה לו.
פיתחתי אותה לצד שיטות נוספות להצלחה בעבודה.
מעל 20 שנות ניסיון מוכח בלימוד שיטות אלה בארגונים, תוכניות MBA ואימונים אישיים.
מה חשוב לך בבחירת גוף ההדרכה?
נעים להכיר,
אני איריס מושקוביץ
השיטה שמוצגת כאן מבוססת על פרזנטציות של מאות מנהלים ועובדים שליוויתי והדרכתי לאורך השנים.
מצגות טכניות, אקדמיות או אסטרטגיות. בכנסים או בדיונים פנימיים.
אני יודעת לשכלל יכולות בארגון שלך ולהפתיע עם התוצאות.
נעים להכיר,
אני איריס מושקוביץ
השיטה שמוצגת כאן מבוססת על פרזנטציות של מאות מנהלים ועובדים שליוויתי והדרכתי לאורך השנים.
מצגות טכניות, אקדמיות או אסטרטגיות. בכנסים או בדיונים פנימיים.
אני יודעת לשכלל יכולות בארגון שלך ולהפתיע עם התוצאות.